Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang quản lý kho hàng theo thao tác thủ công. Quá trình thực hiện sẽ dựa vào sức người, sổ sách và Excel. Từ đó, rất dễ dẫn đến sai sót trong việc kiểm tra về số lượng hàng hóa trong kho. Đồng thời, quy trình xuất nhập kho diễn ra chưa được rõ ràng. Từ đó sẽ dẫn đến một số nhầm lẫn trong việc quản lý công tác hàng hóa.
Quản lý kho hàng là một công việc vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Sự thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho có tác động rất lớn tới chi phí và chiến lược phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho trên máy tính có thể giúp bạn dễ dàng quản lý kho của doanh nghiệp.
| Tính năng | Mô tả |
| Quản lý tổ chức kho | Cho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho NVL, kho thành phẩm… |
| Quản lý danh mục hàng hóa vật tư | Cho phép doanh nghiệp khai báo danh mục vật tư hàng hóa... |
| Quản lý theo nhiều đơn vị tính | Cho phép quản lý kho nhiều thông tin trên chứng từ kho như kho... |
| Quản lý Nhập/ xuất kho | Cho phép tự động tạo phiếu Nhập/xuất/kho chỉ với 1 thao tác quét QR code/ barcode.... |
| Quản lý hạn sử dụng | Cho phép xuất/nhập/tồn kho và thời hạn sử dụng của vật tư... |
| Quản lý kiểm kê kho | Cho phép Kiểm kê kho chỉ với 1 thao tác scan mã QR Code/ Barcode |
Sự chuyên nghiệp của một dịch vụ được thể hiện qua cách làm việc và tác phong của Phần mêm Nắng Xanh đối với khách hàng. Cũng giống như các dịch vụ khác, dịch vụ lập trình phần mềm quản lý kho hàng được tiến hành theo các bước sau:
Phần mêm Nắng Xanh không tạo ra “web rác” với giá rẻ, chỉ hướng tới chất lượng của web.
Sau đây là toàn bộ các quy trình lập trình phần mềm quản lý kho hàng. Ngoài những lợi ích được nêu trên, hệ thống quản lý kho hàng còn có vô vàn các tính năng thông minh khác. Nếu bạn đang cần một đơn vị để lập trình phần mềm thì hãy nhanh chóng liên hệ với Phần mêm Nắng Xanh để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất. Hi vọng bài viết mang đến nhiều thông tin hữu ích đối với mọi quý khách hàng.
Tuy rằng, khi tìm đến dịch vụ lập trình phần mềm quản lý kho hàng, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn một khoản tiền, thế nhưng so với lợi ích mà chúng mang lại thì số tiền nay không đáng kể. Nếu không tin bạn có thể theo dõi các lợi ích đến từ dịch vụ ngay dưới đây.
Lập trình phần mềm quản lý kho hàng không chỉ hoạt động độc lập mà chúng còn phải được liên kết với các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận kế toán. Tất cả những giao dịch phát sinh đều được qua bộ phận kế toán kiểm soát chặt chẽ, không để thất thoát doanh thu. Ngoài ra phần mềm còn có khả năng tự động định giá các mặt hàng nhờ các tài khoản hạch toán đi kèm. Nhờ vậy, khi xuất hàng, nhân viên chỉ cần chọn các mã giao dịch là ngay lập tức bộ phận kế toán có thể nắm rõ được giá trị đơn hàng tương ứng đó. Tất nhiên hệ thống quản lý kho cũng sẽ được tích hợp với phần mềm kế toán để các phòng ban có thể hỗ trợ với nhau khi làm việc được tốt hơn.
Sự đa dạng của hệ thống tổ chức và sự phức tạp của bộ máy đối với mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Không có một phần mềm cài đặt sẵn trên thị trường có thể đáp ứng vừa vặn nhưng yêu cầu của doanh nghiệp. Thế nhưng, đối với dịch vụ lập trình web-app quản lý doanh nghiệp thì khác, họ có thể đưa ra bất cứ yêu cầu, nền tảng phần mềm nào mà họ muốn. Phần mêm Nắng Xanh đều có thể biến chúng trở nên khả thi một cách tương đối chính xác.
Nhờ vào các dữ liệu đầu vào được nhập bởi thủ kho, các thông tin xuất – nhập kho hàng mà phần mềm sẽ đưa ra các dự báo và xác định xu hướng lưu chuyển hàng hóa trong kho. Việc phân tích dựa trên các hoạt động của kho mang đến những lợi ích như: dự báo xu hướng người tiêu dùng, xây dựng kế hoạch nhập kho, kế hoạch sản xuất phù hợp, đưa ra hạn mức tồn kho cho từng mặt hàng,…
Tính bảo mật là yếu tố bắt buộc của mỗi doanh nghiệp. Bạn hãy tưởng tượng nếu như đối thủ biết được các thông tin quan trọng của doanh nghiệp thì liệu doanh nghiệp bạn còn đủ sức cạnh tranh trên thị trường? Khi phần mềm quản lý kho hàng được lập trình dành riêng cho công ty, sẽ không có bất cứ cơ hội nào cho tin tặc có thể moi được thông tin từ phần mềm này. Ngoài ra, việc phân cấp chia quyền truy cập cũng đóng một vai trò rất lớn. Đối với các nhân viên kho, họ có thể truy cập nhưng chỉ trong giới hạn cho phép, các nhà quản trị được phép truy cập nhiều thông tin hơn thủ kho, điều này tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.
Kiểm soát được tình trạng, số lượng của nguyên vật liệu, hàng hóa là tiền đề cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt hiệu quả, sử dụng phần mềm quản lý kho mang đến nhiều lợi ích
Sử dụng phầm mềm cho phép người dùng nhập và tìm kiếm thông tin chi tiết về nguyên vật liệu như: tên, mã, đơn vị tính, vật liệu thuộc nhóm vật liệu nào, đã được duyệt hay chưa, các ghi chú đi kèm,….
Vật liệu được sắp xếp khoa học, hợp lý, người dùng tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng.
Ví dụ: Người dùng nhập thông tin nguyên vật liệu, tài sản sẽ được định danh, thuộc nhóm nào từ lúc ban đầu. Doanh nghiệp có nhu cầu mua “giấy in biên lai”, mã vật liệu là “AATM001”, đây sẽ thuộc mã nhóm vật liệu “AATM” với tên nhóm vật liệu là “ấn phẩm ATM” (Doanh nghiệp có thể quy định cho từng mã, nhóm vật liệu để dễ quản lý).
Phần mềm quản lý kho giúp người dùng dễ dàng nắm bắt được tình hình, hiện trạng của nguyên vật liệu.
Người dùng quản lý, kiểm soát được ngày xuất sử dụng vật liệu, mã phiếu xuất, tổng giá trị xuất sử dụng. Phần mềm cũng cho biết ai là người thực hiện, người duyệt, các ghi chú đi kèm.
Vật liệu được kiểm soát chi tiết, biết được xuất cho đơn vị, phòng ban nào, đã được điều chuyển đến đâu, có nằm trong “danh sách vật liệu thu hồi” hay không.
Tính năng kiểm kê tài sản giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và đối chiếu hàng hóa trong kho giữa xuất nhập trên giấy tờ và xuất nhập thực tế ở kho.
Kiểm kê giúp người dùng kiểm soát được số lượng hàng hóa tồn kho, số lượng hàng hóa chênh lệch là bao nhiêu, nguyên nhân chênh lệch là gì.
Từ các báo cáo thanh lý vật liệu, người dùng biết được các nguyên vật liệu hết hạn sử dụng để thanh lý nhanh chóng.
Danh sách nhà cung cấp được quản lý chi tiết trong phần mềm, bao gồm: tên, thông tin liên lạc, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động của nhà cung cấp,…
Phần mềm cũng cho phép người dùng đánh giá nhà cung cấp thông qua các tiêu chí cơ bản như: tình trạng giao hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ bảo hành, vấn đề khiếu nại,…
Việc đánh giá nhà cung cấp được thực hiện theo nhiều kỳ, nhằm kiểm tra sự ổn định nhà cung cấp, đảm bảo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Có lẽ câu hỏi này không cần câu trả lời bạn cũng đã biết rõ đáp án. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, mỗi kho có đến hàng trăm hàng ngàn sản phẩm khác nhau. Bạn hãy tưởng tưởng nếu chỉ quản lí bằng bút giấy thì liệu có quản lí hiệu quả được cả kho hàng? Liệu thủ kho có nắm rõ được các mặt hàng nào còn tồn kho, mặt hàng nào đã được nhập đi – nhập về với số lượng bao nhiêu? Chưa kể đối với các công ty có nhiều kho, việc cập nhật và trao đổi các hàng hóa giữa các kho sẽ diễn ra như sao?
Bởi vậy, chính sự rắc rối đó là cơ sở để các phần mềm quản lý kho hàng ra đời. Mang đến cho các nhà quản trị công cụ tuyệt vời để kiểm soát, theo dõi hàng hóa, kịp thời đưa ra những kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp. Có thể nói, phần mềm quản lí kho hàng là một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh. Chúng được coi là trợ lý đắc lực của các chuyên viên kế toán và nhân viên quản lý kho phẩm.
Phần mềm quản lý kho hàng mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, cụ thể là các bộ phận quản lý như kho hay bộ phận kế toán. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của chúng.
Việc tra cứu, xác động số lượng hàng trong kho, số lượng hàng đã nhập vào là cả một vấn đề đối với thủ kho nếu như không có phần mềm quản lý. Thông thường, khi hàng về kho, sau khi được kiểm tra họ tiến hành nhập thông tin vào phần mềm. Việc tra cứu giờ đây chỉ cần thực hiện bằng một thao tác đó là gõ mã/ tên sản phẩm. Ngay lập tức hệ thống trả về cho người dùng các kết quả liên quan đến mặt hàng như: số lượng tồn kho, thời gian nhập kho mới nhất, thời gian xuất kho, số lượng đã trung chuyển…
Từ đây, việc lưu kho, quản lý hàng tồn kho, thống kế số hàng xuất – nhập kho cũng diễn ra trên chính hệ thống này. Việc luôn nắm được số lựng hàng hóa không chỉ giúp cho các nhà quản trị có hướng đi chính xác nhất mà còn cung cấp cho khách hàng của doanh nghiệp thông tin sản phẩm mà họ mong muốn.
Lãng phí nguồn nhân lực không chỉ lãng phí nhân tài mà còn lãng phí các khoản chi phí không đáng có của doanh nghiệp. Bởi, chi phí cho nhân viên là rất tốn kém. Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp sẽ giảm được một số nhân viên trực tiếp quản lý kho, đồng thời tạo điều kiện làm việc dễ dàng, đơn giản hơn cho đôi ngũ nhân viên kiểm kho.
Hầu hết các phần mềm quản lý kho hiện nay đều có khả năng tạo báo cáo dựa trên số liệu trung chuyển hàng hóa trên hệ thống. Báo cáo được thiết kế khoa học, đưa ra các nhận xét chính xác giúp các nhà quản lý có cái nhìn bao quát hơn về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài các báo cáo dạng excel, sơ đồ, biểu đồ hay bảng biểu, báo cáo trên hệ thống còn được phân chia theo từng nhóm hàng, từng khoảng thời gian chi tiết, mang đến cái nhìn thực sự chính xác và trực quan.
Không những vậy, hiện nay hầu hết các phần mềm đều hoạt động trực tuyến, phân quyền truy cập. Điều này giúp cho các nhà quản lý có thể truy cập hệ thống bất cứ khi nào, dù đang đi công tác hay làm việc đêm khuya… Tạo điều kiện thuận lợi nhất để theo sát công việc.
Làm sao để giảm thất thoát hàng hóa là bài toán khó mà nhiều nhà quản lý vẫn chưa thể tối ưu chúng. Mặc dù đã theo dõi và ghi chép đầy đủ, thế nhưng việc nhầm mã hàng, lẫn sang vị trí khác là tình trạng xảy ra thường ngày trong kho khiến các thủ kho bất lực. Chính vì vậy, nhờ có sự kết hợp của mã vạch, máy đọc mã vạch và hệ thống phần mềm quản lý kho mà quá trình xếp hàng vào kho, xuất hàng, nhập hàng được diễn ra chính xác hơn nhiều. Chỉ cần mặt hàng sai mã vạch, không có mã vạch đều được lưu trữ trong phần ghi chú trên phần mềm.
Việc lưu trữ thông tin, dữ liệu là yếu tố bát buộc để hê thống có thể kết nối với các bộ phận khác và cho ra các bản báo cáo chi tiết. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho hàng còn có khả năng sắp xếp mặt hàng theo các nhóm, chủng loại. Chẳng hạn, các mặt hàng bút bi các chủng loại sẽ cùng một mã đầu sẽ được sắp xếp cùng một nhóm với nhau. Điều này thực tế rất quan trọng. Ví dụ, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo số lượng, bộ phân kinh doanh lại muốn phân nhóm theo giá cả hay bộ phần sản xuất muốn phần chúng theo mức độ tiêu thụ. Nhìn chung, tất cả các nhu cầu này sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng nhờ sự có mặt của phần mềm quản lý kho hàng.
Với mục tiêu mở rộng quy mô kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi phần mềm cũng phải có các khả năng mở rộng. Đối với hệ thống quản lý kho hàng phải đáp ứng được các nhu cầu quản lý nhiều kho hàng cùng một lúc. Trụ sở công ty, doanh nghiệp có thể đặt tại một địa điểm nhưng kho hàng lại được phân bổ khắp các thành phố để tiện cho việc phân phối. Điều này đặt ra câu hỏi làm sao để có thể quản lý kho hàng một cách chính xác mà không cần trực tiếp đến kho? Điều đáng mừng là hiện nay các phần mềm quản lý kho hàng đều được tích hợp quản lý chuỗi kho, việc trung chuyển hàng hóa giữa các kho cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
