Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nỗi “ám ảnh” lớn nhất đến mỗi khách sạn đó là không bán được phòng. Để tích cực chạy đua tăng cơ hội bán phòng, bạn sẽ phải vào từng kênh đăng bán cũng như đóng phòng. Điều đó vô cùng mất công sức và tốn thời gian. Nhưng thay vào đó với một phần mềm quản lý hotel có tính năng quản lý kênh phân phối sẽ giúp bạn giải quyết được các vấn đề này một cách triệt để. Với phương thức này bạn có thể dễ dàng đăng bán phòng trên tất tất cả các kênh chỉ với một cái click chuột. Cơ chế hệ thống sẽ tự động cập nhật số phòng trống và đăng tải trên các kênh cách nhanh nhất. Đây cũng là một trong những lợi thế để khách sạn của bạn có đủ sức cạnh tranh trên thị trường.
| Tính năng | Mô tả |
| Quản lý Đặt chỗ | Các tính năng được tích hợp với các chức năng khác như hồ sơ, thu ngân và tiền gửi... |
| Quản lý tỷ lệ | Một tập hợp các tính năng thiết lập và tự động kiểm soát tỷ lệ, báo giá, phân tích và dự báo doanh thu tạo ra hệ thống quản lý tỷ lệ toàn diện nhất trong ngành |
| Quản lý Hồ sơ | Hồ sơ nhân khẩu học đầy đủ cho khách, tài khoản doanh nghiệp, liên hệ, nhóm, đại lý và nguồn... |
| Quản lý Quầy lễ tân | Xử lý từng khách hàng đơn lẻ, khách đoàn và người walk-in, quản lý tin nhắn của khách và các cuộc gọi báo thức... |
| Quản lý phòng | Xử lý tất cả các khía cạnh của phòng bao gồm phòng trống, dọn phòng, bảo trì và quản lý cơ sở |
| Quản lý Thu ngân | Gửi phí cho khách và người sử dụng dịch vụ (bao gồm thuế và các khoản tạo khác), thực hiện điều chỉnh đăng, quản lý tiền gửi trước... |
| Quản lý Tài khoản phải thu | Được tích hợp đầy đủ với cơ sở dữ liệu Hệ thống quản lý khách sạn... |
| Quản lý Hoa hồng | Tính toán, xử lý và theo dõi về đại lý du lịch và các loại thanh toán hoa hồng khác, bằng séc hoặc qua EFT... |
| Quản lý Báo cáo | Báo cáo có thể được tùy chỉnh cho từng khách sạn và các báo cáo mới có thể được tạo khi cần bằng cách sử dụng.. |
Phần mềm quản lý khách sạn PMS là còn được gọi với tên tiếng Anh là Property Managmement System. Thực tế, có nhiều định nghĩa theo cách hiểu mỗi người cho công cụ này. Chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng đây là một phần mềm được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành và kinh doanh của khách sạn. Các tính năng cơ bản mà ứng dụng này mang lại như: quản lý quầy lễ tân, quản lý phòng ốc, quản lý báo cáo, quản lý thông tin khách hàng đặt phòng – quản lý nhân viên khách sạn, quản lý từ xa, kết nối các khóa từ, quản lý các kênh phân phối – hợp tác…
Có nhiều cách để phân chia các loại phần mềm quản lý Hotel. Tuy nhiên, dựa trên các yếu tố về công nghệ, người ta chia phần mềm quản lý khách sạn thành hai dạng chính như sau:
Chúng tôi là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực thiết kế website, web-app tại TP.HCM. Với kinh nghiệm gần 10 năm thành lập và phát triển, Chúng tôi đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực này. Hơn 1300 dự án lớn nhỏ trong và ngoài nước với nhiều đối tác lớn từ các quốc gia phát triển như: Hoa Kỳ, Nhật Bản, Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc… Ngay cả những khách hàng khó tính nhất đến từ Nhật Bản cũng đã hài lòng với các sản phẩm cung cấp từ Chúng tôi.
Không chỉ riêng các loại phần mềm khác mà Chúng tôi còn tạo ra phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, và thiết kế website khách sạn được thực hiện rất nghiêm túc và chuyên nghiệp, Mona còn phát triển phần mềm theo nhiều quy mô từ quản lý nhà nghỉ, phòng trọ, chung cư cho đến quản lý resort – bungalow, khách sạn cao cấp, khu nghỉ dưỡng,… Có nhiều lí do để bạn “chọn mặt gửi vàng” khi chọn một nhà cung cấp phần mềm hiệu quả. Đối với Chúng tôi, có ba tiêu chí chính để bạn xem xét và lựa chọn.
Trước khi nhận thực hiện một dự án, Chúng tôi luôn có các mục riêng cho từng quá trình làm việc hay còn gọi là quy trình triển khai dự án:
Bước 1: Tiếp nhận, lắng nghe và phân tích cùng khách hàng
Bước 2: Lập kế hoạch cụ thể cho dự án
Bước 3: Triển khai kế hoạch, bắt tay thiết kế
Bước 4: Lập trình đầy đủ các tính năng cần thiết
Bước 5: Lập trình giao diện chính
Bước 6: Chạy bản demo, kiểm tra thử và sửa đổi
Bước 7: Hoàn thành, bàn giao thành phẩm và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng.
Trên đây là 7 bước cơ bản trong mọi quy trình làm việc của Chúng tôi. Mỗi một bước trong quy trình đều được đặt ra tiến độ cụ thể và hoàn thành đúng hạn, không chậm trễ. Hơn nữa, Chúng tôi luôn lắng nghe phản hồi từ khách hàng mọi lúc và sẵn sàng sửa đổi hợp lí để hài lòng khách hàng mà vẫn đảm bảo tiến độ, chất lượng công việc. Bên cạnh đó, Chúng tôi sẵn sàng cam kết nếu sai tiến độ công việc và có bảo trì, bảo hành cho khách hàng.
Tại Chúng tôi, bên cạnh đội ngũ nhân viên dày dặn tuổi nghề với kinh nghiệm chuyên môn cao là đội ngũ nhân viên trẻ năng động, sáng tạo. Đội ngũ nhân viên chuyên môn của Chúng tôi gồm tất cả các mảng: SEO, Front-end, PHP hay .NET developer, nhân sự, designer… Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên trẻ nhưng cũng có học vấn cao trong lĩnh vực, luôn sáng tạo, học hỏi không ngừng và có những ý tưởng hết sức độc đáo.
Chúng tôi không thực hiện thiết kế phần mềm theo một khuôn mẫu nào trước mà điểm đặc biệt khiến Chúng tôi khác với các nhà cung cấp dịch vụ khác đó là thực hiện dự án hoàn toàn dựa trên mong muốn và yêu cầu từ phía khách hàng. Mọi sản phẩm từ Chúng tôi đều đảm bảo độ unique cao, không sao chép từ bất kì sản phẩm nào đi trước hay sản phẩm khác. Mọi thông tin, hình thức, cho tới nội dung sản phẩm đều được lên kế hoạch dựa trên mong muốn từ khách hàng. Bên cạnh đó, team hỗ trợ tư vấn từ các chuyên gia của Chúng tôi sẽ tiến hành phân tích cho khách hàng để lựa chọn ra hình thức phù hợp và hiệu quả nhất cho sản phẩm và dự án.
Đối với mảng khách sạn – nhà hàng hay ngành Hospitality Industry, chúng tôi đã thiết kế phần mềm quản lý cho nhiều đơn vị và mô hình như:
Thiết kế phần mềm theo yêu cầu mang lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất và giúp cho khách hàng có những phần mềm tốt nhất và phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình. Việc sử dụng thiết kế phần mềm theo yêu cầu còn giúp cho doanh nghiệp có một phần mềm quản lý motel tối ưu tốt nhất và dễ dàng sử dụng.
Ngoài ra, chúng tôi đã, đang và không ngững mang đến các giải pháp về phần mềm giải pháp cho khách hàng của chúng tôi như: phần mềm quản lý nhà trọ, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý du lịch,… Chúng tôi hoàn toàn có thể đáp ứng yêu cầu và mang lại phần mềm khách sạn hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm quản lý khách sạn được tạo ra tích hợp được trên mọi nền tảng và mọi hệ điều hành phổ biến hiện nay như IOS/Android. Khả năng thích ứng và tốc độ xử lý của phần mềm luôn được tốt nhất
Chúng tôi luôn mang đến những phần mềm mới nhất, những tính năng vượt trội cho quý khách hàng, doanh nghiệp. Những phần mềm mà chúng tôi tạo ra luôn được cập nhật và phát triển liên tục.
Một phần mềm tạo ra không chỉ có tính năng, mà nó còn có cả những giao diện và chuẩn UX cho người dùng dễ dàng sử dụng. Chúng tôi là công ty chuyên thiết kế phần mềm theo tiêu chuẩn mới nhất và đáp ứng tốt sự trải nghiệm của người dùng hiện nay.
Phần mềm được tạo ra phù hợp với hoạt động kinh doanh của người Việt, đặc biệt không sao chép bất kỳ phần mềm nào trước đây. Với những tính năng thú vị và đáp ứng tốt cho người Việt.
Số lượng thông tin khách hàng check-in, check-out hay các công việc dịch vụ mỗi ngày đối với mỗi khách sạn rất nhiều, việc tạo lập báo cáo mỗi ngày thủ công cũng đủ khiến các nhân viên hay quản lý mệt mỏi. Hơn nữa, công đoạn tổng hợp thủ công này rất dễ xảy ra sai sót số liệu. Với phần mềm quản lý hotel và hostel, mọi số liệu nhập, xuất sẽ được lưu ngay tại cổng máy chủ và tự động tạo báo cáo mỗi hóa đơn hoặc theo giờ – buổi – ngày để bạn dễ dàng tổng hợp và kiểm soát rất hiệu quả, đơn giản.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian làm việc ở nhiều mảng. Ví dụ ở mảng dọn vệ sinh phòng – mảng rất quan trọng và bắt buộc bởi khách hàng chắc chắn sẽ muốn phòng ốc được sạch tinh như mới. Tuy nhiên theo một khảo sát thì các nhân viên mất tới 15% thời gian để tìm phòng dọn. Với phần mềm quản lý, thao tác tìm phòng và ghép nhân viên dọn dẹp sẽ được diễn ra ngay trên hệ thống và báo trực tiếp cho nhân viên, họ chỉ cần tới thẳng phòng thông báo và làm việc. Tiết kiệm thời gian cũng chính là tiết kiệm công sức làm việc của các nhân viên.
Giảm rủi ro là một trong những điểm cộng rất lớn của phần mềm khách sạn bởi trong kinh doanh ai cũng lo vấn đề rủi ro, thất thoát – nhất là ngành dịch vụ. Rủi ro thất thoát là bài toán khá đau đầu dành cho các nhà kinh doanh. Tuy nhiên, với công cụ quản lý khách sạn, ngoài việc thủ tục check-in, check-out nhanh chóng thì việc kết nối sử dụng khóa từ của phòng cũng rất thuận tiện. Chức năng hoạt động của khóa từ là nếu bạn không có mã phòng đã nhận khi check in và nhập khóa từ thì bạn sẽ không thể vào phòng. Mỗi khách tới nhận phòng sẽ được tạo mã khóa mới. Điều này khiến cho hiện tượng mất đồ, thất thoát, trộm cắp… được giảm thiểu tối đa. Khách hàng cũng sẽ yên tâm hơn về việc nhân viên không làm đúng giá phòng hoặc sợ mất mát đồ đạc. Nhân viên cũng sẽ đỡ đi một bước trong quản lý an ninh khách sạn.
Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp với nhiều tính năng tiện lợi như vậy thì khách sạn của bạn đương nhiên sẽ được khách hàng chú tâm và chọn lựa nhiều hơn. Một so sánh đơn giản là chắc chắn khách hàng sẽ chọn lựa một khách sạn có check-in bằng phần mềm nhanh chóng hơn là chọn một nơi phải ghi chép, kí tên, làm giấy tờ thủ tục mất cả nửa tiếng trước khi nhận phòng. Bởi tâm lí người đi thuê phòng homestay luôn là sau một hành trình trên xe mệt mỏi, họ chỉ muốn nhanh chóng được nhận phòng và nghỉ ngơi. Do đó, nếu khách sạn của bạn có sử dụng phần mềm quản lý, đương nhiên sẽ tạo ra sức cạnh tranh lớn hơn với các khách sạn chưa sử dụng.
Việc tiện lợi trong công tác phục vụ khách hàng cũng như kiểm soát các mảng an ninh, dịch vụ, vệ sinh, phòng ốc, check-in, check-out,… sẽ giúp khách sạn của bạn thu hút được nhiều khách hàng hơn. Bởi thời gian giao dịch các dịch vụ thu hẹp lại, giúp khách sạn phục vụ được nhiều khách hàng hơn. Nhờ đó mà lượng doanh thu cũng sẽ được nâng cao đáng kể theo từng thời kì.
Nếu không có ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lý, ắt hẳn khách sạn sẽ phải thuê thêm một lượng kha khá nhân sự cho các bộ phận từ bảo vệ, lễ tân, trưởng quầy, vệ sinh, an ninh hay quản lý các mảng phòng ban. Lí do là nếu không có phần mềm quản lý khách sạn, mọi thao tác mà bạn cần xử lí đều sẽ được làm thủ công, ghi chép từ người này chuyền sang người kia. Mà khối lượng công việc nhiều nên bắt buộc bạn cần có nhiều nhân sự hơn. Do đó, việc tích hợp công cụ quản lý khách sạn giúp bạn cắt giảm được kha khá nhân sự và tiết kiệm được một khoản dành cho việc chi trả nhân viên.
Bạn muốn quản lý sát sao khách sạn của mình. Tuy nhiên, bạn không thể lúc nào cũng 24/24 ở khách sạn và tổng hợp các báo cáo để theo dõi được nhưng lại muốn đảm bảo kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ. Với phần mềm quản lý khách sạn, bạn vẫn có thể theo dõi, kiểm soát công việc ngay cả khi đang đi công tác hay đi nghỉ dưỡng cùng gia đình. Phần mềm có cho phép quản lý từ xa sẽ giúp bạn ở công đoạn này. Tất cả những gì bạn cần làm là có một thiết bị thông minh (laptop, ipad, smartphone, tablet…) và kết nối được internet. Quá tiện dụng phải không!
Nhiều nhà kinh doanh, chủ khách sạn sau khi tìm hiểu về quản lý khách sạn đã đặt ra câu hỏi rằng: “Liệu phần mềm quản lý resort – khách sạn có thực sự hiệu quả không?”. Câu trả lời là có. Bởi thực sự thì hơn 80% các khách sạn đã chọn sử dụng các phần mềm này đều mong muốn được nâng cấp thêm phần mềm để mở rộng quản lý, mở rộng mô hình kinh doanh hiện tại. Và theo khảo sát, có tới hơn 90% các khách sạn sử dụng công cụ quản lý khách sạn có doanh thu tăng đều theo các thời kỳ. Chỉ một số rất ít là chưa hiệu quả bởi các lí do như: chưa thực sự sử dụng phần mềm tốt, cơ sở vật chất khách sạn chưa đáp ứng nhu cầu khách hàng…
Thực tế, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn mang lại rất nhiều lợi ích cho khách sạn từ doanh thu, quản lý, thời gian, nhân lực như:
Ngoài ra, còn rất nhiều các tiện ích khác mà công cụ quản lý khách sạn – condotel mang lại. Hãy tiếp tục theo dõi phần dưới đây để tìm hiểu sâu hơn các lợi ích mà sử dụng phần mềm quản lý hotel này mang lại.
Một trong những chức năng phần mềm khách sạn phải đảm bảo là buộc đáp ứng được hầu hết các nghiệp vụ trong khách sạn như: lễ tân, đặt phòng, đến các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh và cả các nghiệp vụ như quầy bar, bán hàng, spa, nhà hàng,… Nhưng gần như hiệu quả trong việc quản lý vẫn chú trọng nhất trong hoạt động của bộ phận lễ tân. Bởi vì lễ tân cũng giống như “mặt tiền” của khách sạn, chịu trách nhiệm chính trong việc trao đổi trực tiếp với khách hàng.
Một phần mềm hệ thống quản lý thông minh sẽ giúp giảm bớt “gánh nặng” công việc cho nhân viên lễ tân, cho phép họ dễ dàng thực hiện các thao tác thủ tục check-in, check-out , đáp ứng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể thực hiện việc thay đổi phòng, đổi ngày cho khách khi cần thiết hay dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa, thay đổi thông tin khách hàng mà vẫn tuyệt đối bảo mật và độ an toàn thông tin cao.
Ngày nay khi muốn đặt phòng mọi người thường có xu hướng sẽ book trực tiếp từ website trực tuyến về du lịch hay qua chính trang web của khách sạn đó hoặc phần mềm du lịch. Thế nên khi thiết kế phần mềm chủ đầu tư cũng cần quan tâm để khả năng xử lý đặt phòng của phần mềm để đạt được những hiệu quả cao.
Hệ thống phần mềm sẽ được tích hợp tính năng vượt trội trong việc xử lý việc đặt phòng theo cá nhân,theo nguồn, hay từ các đại lý du lịch, doanh nghiệp hoặc các trang web đặt phòng trực tiếp mà khách sạn hợp tác.
Đúng như với tên gọi của nó “phần mềm quản lý khách sạn”, quản lý là nhiệm vụ, chức năng chính của toàn hệ thống. Nó là “cánh tay đắc lực” giúp các nhà đầu tư có thể kiểm soát và quản lý công việc của khách sạn logic và hiệu quả nhất. Điều quan trọng nó còn giúp họ dễ dàng nắm bắt được mọi tình hình, trạng thái khách sạn trong thời gian cụ thể như: trạng thái phòng, tình hình khâu dọn dẹp phòng, ý kiến khách hàng,… Tính năng quản lý này còn giúp người dùng kiểm tra, nắm rõ tình hình tài chính, thu – chi, quản lý kho, vật tư,…
Chức năng tạo hóa đơn và thanh toán là điều buộc phải có trong hệ thống PMS. Ngày nay có rât nhiều phương thức thanh toán mà khách hàng có thể sử dụng như: tiền mặt, thẻ tín dụng,… nên do đó phần chức năng cần được phải cập nhật tiếp nhận với các phương thức đó.
Số lượng công việc và hoạt động trong từng khâu bộ phận của khách sạn thường khá đa dạng. Với khối lượng thông tin quá nhiều, người quản trị sẽ phải mất khá nhiều thời gian để kiểm tra và theo dõi tiến độ công việc. Vì vậy, mục đích trong phần mềm phải có tính năng tổng hợp và báo cáo được hình thức dưới dạng form tiêu chuẩn, vừa đơn giản lại vừa khoa học, giúp nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình và đưa ra những hướng điều chỉnh đúng đắn kịp thời khi cần thiết, hoặc các chiến lược quảng bá, truyền thông hiệu quả.
Bạn có thể thảo thêm: Dịch vụ lập trình web-app
Tùy theo quy mô, cơ sở vật chất của khách sạn mà sẽ được lắp đặt các hệ thống từ cơ bản đến hiện đại như: máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt, Door lock, hệ thống bán hàng tự động,… Để đảm bảo tốt trong quá trình vận hành, thì phần mềm quản lý phải có chức năng tích hợp và liên kết với các phần cứng hoặc phần mềm khác.
