Dòng tiêu đề cụ thể, Ngắn gọn, Sử dụng biểu tượng đầu dòng, Thể hiện sự tôn trọng, Suy nghĩ cẩn thận, Kiểm tra lỗi chính tả, Bảo mật địa chỉ email, Đừng lạm dụng tính năng "reply all". Là 11 cách giúp email của bạn được đọc và trả lời.
Email là công cụ liên lạc thường xuyên nhất được sử dụng trong kinh doanh ngày nay. Nó dễ dàng, nhanh chóng và ít làm phiền người khác hơn một cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn văn bản. Hầu hết chúng ta nhận được hàng trăm email một ngày và do đó của chúng ta cũng vậy. Đó là lý do chính tại sao các email có thể bị mất hoặc bị bỏ qua.
Cũng giống như bạn đọc một tiêu đề trước khi quyết định nhấp chuột vào một bài viết, người nhận đánh giá tầm quan trọng của một email bằng dòng tiêu đề của nó. Tiêu đề phải ngắn gọn, có liên quan và cụ thể. Thêm tên riêng của người nhận nếu có thể sẽ làm họ muốn đọc hơn.
Không ai thích đọc một email dài, đó là điều chắc chắn. Nếu bạn có nhiều thông tin để thảo luận, hãy gọi cho họ để tiết kiệm thời gian cho cả hai.
Bất cứ khi nào bạn có một danh sách các câu hỏi cụ thể, hãy thử sử dụng các biểu tượng đầu dòng. Điều này sẽ làm cho email dễ đọc và dễ trả lời hơn.
Khi gửi email cho một người bạn không biết rõ hoặc một khách hàng VIP, bạn nên đề cập đến nơi đã gặp nhau, tên người giới thiệu, hoặc làm thế nào bạn biết người đó. Ví dụ, “Gửi ông A, tôi rất thích đọc sách của ông, xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về hội thảo của ông.”, người nhận sẽ phản hồi nhanh hơn nếu một người viết, “Xin chào, xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về hội thảo của bạn.”
Suy nghĩ hai lần trước khi gửi email cho người khác. Nếu bạn đang tức giận, buồn bã hay thất vọng, giành thời gian để bình tĩnh. Email cũng giống như lời nói, đừng gửi bất cứ điều gì khiến bạn hối tiếc sau này.
Trước khi bạn nhấp vào nút “gửi”, đọc lại email của mình. Kiểm tra lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu chấm câu. Đối với một email quan trọng, hãy đọc to lên để chắc chắn rằng nó truyền tải chính xác những gì bạn muốn nói. Đừng thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp với khách hàng của mình.
Nếu bạn phải gửi một email đến nhiều người nhận, hãy tôn trọng sự riêng tư của họ. Nếu những người nhận không quen biết nhau, sử dụng "BCC" - bản sao ẩn. Bằng cách đó, email duy nhất xuất hiện sẽ là của người gửi.
Nó có thể hữu ích nhưng cũng có thể gây khó chịu với những người không cần phải nhận được trả lời. Chỉ trả lời cho những người cần thiết.
Nhiều người không thích nhận email với nhiều hình ảnh và file đính kèm. Nhận được sự cho phép của người nhận trước khi gửi các tập tin lớn hoặc sử dụng các dịch vụ chia sẻ tập tin.
Một số người không kiểm tra email của họ nhiều lần một ngày. Nếu bạn cần một phản hồi nhanh chóng, hãy gọi điện thoại hoặc sử dụng các từ khóa như "XIN VUI LÒNG ĐỌC" hoặc "Khẩn" trong dòng chủ đề để giúp người nhận xác định thông điệp quan trọng dễ dàng.
Những điều quan trọng nhất mà chúng ta đã học khi còn thơ ấu. Khi bạn yêu cầu một cái gì đó, nói "xin vui lòng". Khi ai đó mang đến cho bạn một cái gì đó hoặc làm điều gì đó đặc biệt cho bạn, nói “cảm ơn” Danh tiếng trực tuyến là một phần thương hiệu cá nhân của bạn. Hãy đối xử với người khác theo cách bạn muốn được đối xử.
Bạn nên dùng email doanh nghiệp, email theo tên miền công ty để tạo uy tín và ít bị đưa vô spam
