Tổng đài ảo đã trở thành cụm từ khá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, khách hàng. Nhưng không hẳn ai cũng hiểu rõ dịch vụ tổng đài ảo là gì? Lợi ích và ưu đãi mà nó mang lại. Để hiểu chi tiết và cụ thể nhất về tổng đài ảo, bạn đừng bỏ qua những thông tin hữu ích trong bài viết sau nhé.
Tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường.
Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo có thể sử dụng trên:
Dịch vụ tổng đài ảo hỗ trợ rất nhiều có các doanh nghiệp để có thể chăm sóc khách hàng tốt nhất.
Mặc dù có một số nhược điểm nhỏ, nhưng tổng đài điện ảo vẫn là một phương pháp tuyệt vời để đảm bảo rằng trải nghiệm liên lạc thống nhất của bạn là toàn diện và linh hoạt. Đây là một hệ thống tuyệt vời cho các công ty muốn tiết kiệm chi phí cho giải pháp phần cứng do nhân viên CNTT quản lý hoặc cho những người cần trải nghiệm văn phòng ảo
Hãy cùng xem qua 7 lý do để xem xét nâng cấp hệ thống hiện tại của bạn thành giải pháp điện thoại ảo nhé:
Do tổng đài ảo cung cấp giải pháp truyền thông dựa trên internet, nên rất dễ dàng kết hợp dữ liệu từ bảng điều khiển trong nền tảng vào các giải pháp của bên thứ ba như CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán...
Tổng đài ảo cung cấp thêm giá trị và một số tính năng bổ sung như hàng đợi cho cuộc gọi, IVR, báo cáo, tính năng quản lý trong cuộc gọi... có thể mang lại trải nghiệm và phục vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp
Ngày nay, khi mọi thứ đang dần dịch chuyển qua thiết bị di động, đặc biệt là smartphone. Do đó, nhiều nhà cung cấp có ứng dụng điện thoại thông minh cho cả iOS và Android cho phép các tính năng của tổng đài đám mây, ngay cả trên điện thoại thông minh có số riêng.
Nhiều ứng dụng di động cho phép người tham dự có quyền truy cập vào bộ tính năng đầy đủ từ thiết bị di động của họ. Đây là một cách hoàn hảo để những người tham dự cảm thấy được chuẩn bị đầy đủ, ngay cả khi họ không có máy tính. Vì hệ thống hoạt động dựa trên internet, người tham dự cũng có thể sử dụng internet xung quanh mình để tham dự các cuộc họp và cuộc gọi.
Nếu bạn đang sử dụng giải pháp truyền thống, bạn sẽ phải trả một chi phí cao hơn cho việc trang thiết bị phần cứng lưu trữ, cài đặt và bảo trì phần cứng tốn kém. Với giải pháp tổng đài ảo, việc lưu trữ, cài đặt, bảo trì đều được thực hiện bởi phía nhà cung cấp.
Ngoài ra, việc cài đặt, cấu hình cũng đến từ phía nhà cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp kịch bản của tổng đài theo như ý muốn của mình mà thôi.
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể mở rộng máy nhánh, chi nhánh, văn phòng một cách dễ dàng. Việc đầu tư cũng rất đơn giản, chỉ việc thông báo mở rộng với đơn vị cung cấp và trang bị thêm những thiết bị nghe gọi, hạ tầng mạng là đã có thể sử dụng hệ thống.
Với nhiều máy chủ được phân bổ rộng rãi, tỷ lệ ngừng hoạt động giảm đáng kể. Điều này đặc biệt hữu ích khi thiên tai hoặc các loại sự kiện khác xảy ra tại một địa điểm máy chủ. Phần mềm từ nhà cung cấp sẽ tự động định tuyến các cuộc gọi đến một máy chủ khác để người dùng không gặp phải thời gian chết hoặc những vấn đề làm ngừng hệ thống.
Nếu bạn xây dựng tổng đài truyền thống, thì bạn sẽ cần phải mua hoặc thuê các tủ tổng đài có cấu trúc máy chủ mà bạn sẽ cần để thực hiện các cuộc gọi dựa trên internet. Tổng đài ảo thì không cần trang bị phần này mà thay bằng cách hệ thống máy chủ được phân tán ở một số vị trí địa lý và được quản lý bởi các nhà cung cấp dịch vụ.
Tổng đài điện thoại là cầu nối giúp doanh nghiệp giao tiếp nội bộ và với đối tác, khách hàng tốt hơn. Vậy, các loại tổng đài điện thoại hiện nay bao gồm những loại nào và ưu điểm của chúng là gì? Đó là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang băn khoăn và mong muốn tìm ra giải pháp.
Là hệ thống thoại được hoạt động trên nền tảng IP. Với tổng đài IP, ngoài việc thực hiện cuộc gọi nội bộ, gọi đến các mạng PSTN, mạng di động, hệ thống này còn truyền được thoại và hình ảnh trên mạng LAN, WAN và Internet.
Công nghệ IP bao gồm các tính năng truyền thông tiên tiến và cung cấp một khả năng mở rộng mạnh mẽ đáp ứng cho tất cả các doanh nghiệp. Tổng đài này cũng có thể kết nối với mạng điện thoại PSTN truyền thống thông qua hệ thống/thiết bị Voice Gateway. Doanh nghiệp không cần phải thay đổi cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc bên ngoài hiện tại của họ. Khi triển khai IP PBX, doanh nghiệp thậm chí có thể giữ số điện thoại thông thường.
Bằng cách này, hệ thống IP không chỉ sở hữu đầy đủ các tính năng thông thường của một tổng đài analog thông thường mà còn có nhiều ứng dụng hữu ích hơn khi bạn có ý định lắp tổng đài điện thoại.
Đặc điểm của tổng đài IP:
Tổng đài ảo là một dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp trên nền tảng IP, cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống thông minh cùng với chất lượng cuộc gọi cao, tiết kiệm chi phí. Bạn có thể sử dụng các thiết bị đầu cuối IP Phone hoặc tận dụng các máy Analog sẵn có thông qua IP gateway hoặc SoftPhone cài đặt trên máy tính, phần mềm cài đặt trên Smartphone để sử dụng dịch vụ. Doanh nghiệp hoàn toàn không mất thêm bất kỳ khoản chi phí nào ngoài phí dịch vụ hàng tháng mà vẫn có thể sử dụng một tổng đài chuyên nghiệp.
Lợi ích của tổng đài ảo:
Các loại tổng đài điện thoại ngày nay có mặt đa dạng trên thị trường khiến các doanh nghiệp khó khăn trong quá trình lựa chọn hệ thống chuyên nghiệp để lắp đặt. Tuy nhiên, có một công nghệ đã và đang được sử dụng phổ biến trên thế giới – tổng đài ảo – đây cũng là hệ thống mới xuất hiện ở Việt Nam trong những năm gần đây. Tổng đài giúp bạn tiết kiệm đến 50% chi phí cước mỗi tháng, liên lạc tốt hơn với khách hàng đồng thời quản lý công việc vô cùng hiệu quả.
Những chiếc điện thoại bàn truyền thống đã tồn tại hơn hai thập niên, chúng được nối thẳng đường dây (telephone line) từ bưu điện. Khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo line bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng. Đây là tổng đài điện thoại sử dụng công nghệ Analog.
Đặc điểm của tổng đài analog:
Đầu số 1900 là đầu số chỉ nhận cuộc gọi thuộc cấp quốc gia được cấp trực tiếp từ các telco lớn như VNPT, Viettel, SPT, FTP, khi khách hàng dời văn phòng từ quận huyện này sang quận huyện khác hoặc từ thành phố này sang thành phố khác, thì đầu số này vẫn được giữ nguyên không thay đổi.
Hệ thống tổng đài 1900 thường được sử dụng để xây dựng hệ thống hotline hỗ trợ chăm sóc khác hàng Contact Center, thực hiện công việc tiếp nhận, hỗ trợ và xử lý thông tin khách hàng, là hệ thống chuyên dành cho các công ty có bộ phận hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, cho các công ty chuyên về nội dung trả lời tự động, cho các công ty thuộc lĩnh vực tư vấn…
Ưu điểm
Đầu số 1800 hay tổng đài 1800 là đầu số gọi vào miễn phí. Đầu số thường dành cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật. Tổng đài 1800 được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong việc chăm sóc khách hàng. Nhằm mang lại cảm giác được phục vụ hết mình cho khách hàng.
Tổng đài 1800 được nhiều doanh nghiệp chọn lựa do dịch vụ tổng đài điện thoại sẽ miễn cước 100% với người gọi đến. Qua đó giúp tối đa hóa các cuộc gọi chủ động của khách hàng khi muốn tư vấn về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để đăng ký đầu số 1800, thuê tổng đài 1800 ở đâu? Giá cước tổng đài 1800 như thế nào? Bài viết sau sẽ giải đáp cho bạn những thông tin hữu ích về đầu số này.
Mục đích sử dụng đầu số 1800 là gì?
Đầu số 1800 là đầu số gọi vào miễn phí. Đầu số thường dành cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật. Là dịch vụ cho phép người gọi ở nhiều nơi khác nhau trên toàn lãnh thổ Việt Nam gọi đến thông qua một số dịch vụ đầu số 1800 thống nhất trên cả nước mà không phải chịu cước cuộc gọi.
Không thể phủ nhận rằng số 1800 là một lựa chọn và kiểu mẫu chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc, các vấn đề chủ sở hữu muốn mang đến cho khách hàng một cách tiện lợi và rất hiệu quả.
Tổng đài đầu số 1900 và đầu số 1800 đều do Bộ Thông tin truyền thông cấp phép sử dụng cho mục đích kinh doanh dịch vụ giá trị gia tăng trên mỗi cuộc gọi. Tuy nhiên, hai đầu số này cũng vẫn có sự khác biệt về hình thức thanh toán, chi phí đầu số và các mức cước.
Khi tìm hiểu về dịch vụ tổng đài đầu số 1800 và đầu số 1900 thì còn nhiều doanh nghiệp thắc mắc và chưa thực sự hiểu rõ về cách thức sử dụng. Do vậy nên đôi khi còn xảy ra nhầm lẫn. Bài viết sau sẽ tổng hợp và cung cấp những thông tin hữu ích để doanh nghiệp từ đó lựa chọn cho mình đầu số phù hợp nhất với mục đích sử dụng.
Điểm giống nhau của tổng đài đầu số 1900 và đầu số 1800
Đặc điểm chung của dịch vụ đầu số 1800 và đầu số 1900 là hai đầu số được bộ Thông tin truyền thông cấp phép sử dụng nhằm mục đích kinh doanh dịch vụ đầu số nội dung thoại. Cả hai đầu số này chỉ có chức năng tiếp nhận cuộc gọi và không được phép gọi đi. Bên cạnh đó, hai đầu số này cũng giống nhau về quy trình triển khai đầu số. Bao gồm các bước: Chọn đầu số – Ký hợp đồng cung cấp đầu số – Triển khai đầu số trên hệ thống tổng dài trong thời gian 3 ngày và có sự hỗ trợ đăng nhập kiểm tra từ website.
Điểm khác nhau của đầu số 1900 và đầu số 1800– Bạn đã biết chưa?
Mặc dù khá giống nhau, tuy nhiên, hai tổng đài đầu số 1800 và đầu số 1900 vẫn có những nét khác biệt rõ rệt:
Về hình thức thanh toán:
Về chi phí đầu số:
Về cước mức đầu số
Đấu cố định giúp doanh nghiệp có thể gọi nội hạt, gọi liên tỉnh, gọi di động và sử dụng các dịch vụ giá trị gia tăng khác.
Tổng đài số di động hay tổng đài di động là giải pháp dùng số di động làm tổng đài cho doanh nghiệp, hỗ trợ bán hàng và chăm sóc khách hàng, giúp tăng cao khả năng bắt máy, đơn giản hóa các thao tác của nhân viên và giảm thiểu cước phí cuộc gọi cho doanh nghiệp.
CloudFone Assistant hay Auto Call là giải pháp gọi tự động hàng loạt bằng Tổng đài CloudFone theo một danh sách và nội dung được định sẵn.
Doanh nghiệp có thể cài đặt ngày giờ mong muốn giúp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên và giảm thiểu tối đa chi phí về nhân sự, khả năng đáp ứng lên tới vài ngàn Khách hàng trong 01 ngày.
Dịch vụ tổng đài ảo. Là dịch vụ tổng đài ảo cung cấp dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại. Không giống với tổng đài analog hay tổng đài IP truyền thống cần phải tốn kém chi phí đầu tư hạ tầng ban đầu và các thiết bị phần cứng phức tạp, đơn giản hóa các thao tác cài đặt – sử dụng, giúp việc thiết lập chi nhánh mới hết sức dễ dàng. Các cuộc gọi nội bộ giữa các nhân viên – chi nhánh thông qua giao thức Internet bảo mật, hoàn toàn miễn phí và tối ưu.
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp gia tăng thương hiệu khi khách hàng gọi đến với lời chào tổng đài trong giờ làm việc và ngoài giờ làm việc. Đồng thời, hệ thống cho phép nghe lại ghi âm và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với từng cuộc gọi. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu trải nghiệm khách hàng đối với dịch vụ của mình.
Tự hào với giao diện web quản trị Việt – Anh đơn giản và hiệu quả, đội ngũ hỗ trợ khách hàng tận tâm, chúng tôi mong muốn đồng hành cùng các doanh nghiệp trong quá trình phát triển thương hiệu và mở rộng kinh doanh.
Bạn đang muốn lắp đặt tổng đài điện thoại tại Huế cho văn phòng công ty và muốn tham khảo báo giá lắp đặt tổng đài điện thoại? Bạn tìm trên mạng và có vô vàn kết quả làm bạn khó so sánh.
Lời chào tổng đài, hay nhạc chờ doanh nghiệp là một phần không thể thiếu trong chương trình marketing của mỗi doanh nghiệp. Không chỉ rất thực tế và hữu ích cho khách hàng, lời chào tổng đài (nhạc chờ doanh nghiệp) còn giúp để lại ấn tượng tốt cho khách hàng khi lần đầu tiên liên hệ với công ty. Ngày này hầu hết các công ty đều sử dụng lời chào tổng đài (nhạc chờ doanh nghiệp) thay cho tiếng tút tút khô khan của điện thoại. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tạo cho mình một bản nhạc chờ chuyên nghiệp, chau chuốt với kịch bản tốt và giọng thu âm chất lượng. Trong bài viết này Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước viết kịch bản, thu âm và đăng ký lời chào tổng đài (nhạc chờ doanh nghiệp) với các nhà mạng.
Không cần phải là chuyên gia, bạn cũng dễ dàng nhận ra lợi ích mà lời chào tổng đài (nhạc chờ doanh nghiệp) có thể mang lại cho công ty bạn:
