Mặc dù có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các địa chỉ email miễn phí cho doanh nghiệp, nhưng cái giá bạn phải trả đó là không có niềm tin của người tiêu dùng, không có độ tin cậy cao trên thị trường, thậm chí năng suất hoạt động của doanh nghiệp cũng thấp đi về lâu dài.
Thông thường, một địa chỉ email chuyên nghiệp hay đi kèm với các tính năng như chia sẻ lịch làm việc (shared calendars) giúp teamwork đạt hiệu quả tối đa. Bạn có thể gửi và quản lý các yêu cầu cuộc họp, xem lịch làm việc của đồng nghiệp để kiểm tra xem họ có lịch trống khi nào, thậm chí bạn hoàn toàn có thể tổ chức được một cuộc họp ảo và cùng nhau làm việc trên các tài liệu được chia sẻ bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ được tích hợp.
Chính vì ai cũng đều có thể đăng ký một địa chỉ email miễn phí nhanh chóng và dễ dàng, nên các email miễn phí hay bị người gửi spam lợi dụng và kết quả là các tài khoản email miễn phí thường bị nghi ngờ về độ tin cậy bởi người nhận - đây là lý do tại sao doanh nghiệp bắt buộc nên sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp được kết nối với tên miền riêng.
Một số bộ lọc spam và malware sẽ tự động chuyển các email miễn phí bị nghi ngờ là spam này vào hộp thư rác thay vì hộp thư đến. Một địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ làm giảm nguy cơ email doanh nghiệp của bạn bị từ chối hoặc bị gửi thẳng vào thùng rác.
Trong kinh doanh, việc duy trì hình ảnh chuyên nghiệp là điều quan trọng để giữ sự tin tưởng của khách hàng và trở nên đáng tin cậy hơn khi trực tuyến. Khi các khách hàng, đối tác, doanh nghiệp khác liên hệ với bạn hoặc ngược lại, việc sử dụng địa chỉ email như john@smithsplumbing.com.au chắc chắn sẽ chuyên nghiệp và đáng tin hơn địa chỉ johnsmith280475@hotmail.com. Định tuyến email của bạn thông qua tên miền riêng cho thấy rằng doanh nghiệp rất có uy tín và đáng tin cậy, điều này khiến cho khách hàng cảm thấy thoải mái và yên tâm hơn khi giao dịch với bạn.
Sắp xếp các email đến bằng cách gán email addresses cụ thể cho phòng ban hoặc cho mục đích nhất định (VD: accounts@yourcompany.com.au, info@yourcompany.com.au). Điều này không những giúp bạn quản lý được về mặt khối lượng công việc mà còn tăng cường độ tin cậy cho doanh nghiệp bằng cách thể hiện rằng công ty bạn có những bộ phận chuyên trách và được phân chia công việc trách nhiệm rõ ràng.
Địa chỉ email chuyên nghiệp sử dụng tên miền riêng giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm công ty trên internet hơn bằng cách truy cập vào website chính thức của tổ chức. Điều này góp phần rất lớn trong việc tạo niềm tin với khách hàng rằng bạn là một doanh nghiệp được thành lập hợp pháp với độ uy tín cao. Email doanh nghiệp cũng là một công cụ marketing rất tuyệt vời - bất kỳ email nào bạn gửi hoặc bất cứ khi nào bạn để lại chi tiết liên hệ với ai đó, bạn đồng thời cũng đang cung cấp cho họ thông tin về website của doanh nghiệp.
Hiện nay, trong thời đại bùng nổ công nghệ và cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp gần như không thể hoạt động hiệu quả mà không có địa chỉ email riêng. Mặc dù bạn có thể sử dụng và tiết kiệm chi phí bằng cách lựa chọn email miễn phí cho doanh nghiệp của mình, nhưng việc sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp cùng những lợi ích nó đem lại rất đáng để bạn đầu tư.
