Chữ ký email là gì?

Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Những tiêu chí để có được chữ ký email chuyên nghiệp là gì? Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.

Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì

• Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
• Tên công ty bạn đang làm việc.
• Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
• Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
• Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
• Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.

Chữ ký Email hữu ích thế nào trong Marketing?

Riêng với hoạt động Marketing, chữ ký Email cũng hỗ trợ hiệu quả. Cụ thể, bạn có thể theo dõi một số lợi ích tôi liệt kê dưới đây:

• Chữ ký trong Email đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu. Trong mắt khách hàng, bạn sẽ trở nên đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn.
• Ngoài ra, chữ ký Email có thể ví như một mẫu quảng cáo giúp Marketing rất tốt. Bởi trong chữ ký, bạn có thể chèn được những thông tin liên lạc hay Website, mạng xã hội của công ty. Chỉ bằng một cú nhấp chuột, khách hàng nhanh chóng truy cập các trang của bạn.

Trong các chiến dịch Email Marketing tôi đã triển khai không thể thiếu việc tạo chữ ký. Những hiệu quả đạt được là minh chứng rõ nhất khiến tôi tiếp tục thực hiện việc này để đạt được các mục tiêu đề ra.

Vai trò chữ ký Email là gì?

Đối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành động “cho có”. Chữ ký email có thể là “thanh gươm” hữu dụng cho những “chiến binh” biết tận dụng chúng. Đặc biệt với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu.

Cụ thể, một chữ ký email đúng nghĩa sẽ có những vai trò sau đây:

• Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
• Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
• Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà họ thường quan tâm như: số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website,…
• Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.

Tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.

Cách tạo chữ ký email như thế nào?

Cách đơn giản nhất là sử dụng công cụ có sẵn, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi tạo xong, chữ ký sẽ tự động được thêm vào cuối nội dung email mà bạn gửi đi.

Sau đây là cách tạo ra chữ ký email trên bốn trình phổ biến hiện nay là Gmail, Outlook, HTMLSIG và Hubspot. Xem thêm bài Hướng dẫn tạo chữ ký trong Outlook

Những yếu tố cơ bản của một chữ ký Email tốt

Tôi luôn nhìn nhận một chữ ký Email chất lượng phải đáp ứng tốt 2 nhiệm vụ. Đó là thu hút sự chú ý của người đọc và truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Muốn làm được như vậy, khi tạo chữ ký Email bạn nên đảm bảo có các yếu tố cơ bản sau:

• Họ và tên, tên công ty, chức vụ của người gửi.
• Các thông tin liên hệ cơ bản: Email, số điện thoại, Link Website,…
• Link mạng xã hội: Thêm biểu tượng có gắn Link mạng xã hội doanh nghiệp sở hữu như Facebook, Skype, Zalo,… Rất có thể khách hàng sẽ tìm đến bạn trên những kênh này.
• Hình ảnh: Có thể có hoặc không, nhưng có hình ảnh của mình trong chữ ký sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.
• Logo: Việc đính kèm Logo cũng không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn.