Một nghiên cứu về tương tác khách hàng đã phân tích về tốc độ nói riêng và dịch vụ khách hàng nói chung trong việc tạo nên liên kết với thương hiệu. Tốc độ là nhân tố thiết yếu của lòng trung thành khách hàng. Những khách hàng nhận được phản hồi sớm được ước tính “có tương tác” (hỗ trợ thương hiệu) nhiều gấp 6 lần thông thường. Con số này sẽ tăng lên thành 9 lần nếu họ đánh giá dịch vụ khách hàng “lịch sự, luôn sẵn sàng và hữu ích”.
Tốc độ là 1 nhân tố quan trọng trong trải nghiệm khách hàng nhưng nghiên cứu trên còn chỉ ra một kết luận khác. Các công ty có thể kỳ vọng được ghi nhận với nhiều lượt tương tác hơn nếu khuyến khích nhân viên tận dụng khoảng thời gian cần thiết nhằm đem đến trải nghiệm vượt trội cho người tiêu dùng. Rất nhiều người cho rằng dịch vụ chậm sẽ là yếu tố khiến khách hàng không hài lòng nhiều nhất. Không ai muốn bị “giữ chân” quá lâu khi mua một món hàng, đó là nguồn gốc dẫn đến việc từ bỏ thương hiệu.
Theo như một bản thống kê về trải nghiệm khách hàng, lý do số 1 cho việc khách hàng không tiếp tục hợp tác cùng công ty là trải nghiệm dịch vụ nghèo nàn. Dữ liệu cho thấy rằng sự thiếu đồng nhất và dịch vụ chậm khiến khách hàng không cảm thấy thỏa mãn:
Phản hồi từ các khách hàng không hài lòng một lần nữa cho ta thấy sự hỗ trợ kịp thời và xác đáng quan trọng hơn là cung cấp dịch vụ nhanh chóng hết sức có thể.
Để dịch vụ khách hàng đạt chuẩn 5 sao, bạn cần hỗ trợ hiệu quả, thay vì đẩy thật nhanh tốc độ
Những yếu tố cốt lõi tạo nên dịch vụ khách hàng tuyệt vời giống nhau ở cả cửa hàng truyền thống lẫn cửa hàng trực tuyến. Điểm khác biệt duy nhất là kênh giao tiếp, hãy tự hỏi bản thân 2 câu hỏi quan trọng dưới đây:
Câu trả lời có thể dẫn tới nền tảng cho kế hoạch dịch vụ khách hàng cho phép cải thiện các tương tác hiện có với khách hàng và thêm những phương pháp mới mẻ nhằm tăng trải nghiệm khách hàng trực tuyến. Để bắt đầu, hãy tập trung vào câu hỏi quan trọng dưới đây.
Cho dù bạn cố gắng đến đâu, quá trình làm việc với khách hàng vẫn có thể xảy ra lỗi. Đơn đặt hàng sai, giao hàng chậm, sót đơn… rất nhiều yếu tố ngoại cảnh ảnh hưởng tới dịch vụ khách hàng. Chúng sẽ không làm thay đổi danh tiếng công ty trừ phi điều này lặp lại quá nhiều lần, khiến khách hàng cho rằng đó chính là cách mà công ty bạn hoạt động. Bạn cần đánh giá đúng tầm quan trọng của việc thấu hiểu quá trình và hành động dẫn đến việc khách hàng không hài lòng.
Nghiên cứu thu thập được từ các bệnh nhân bị tổn thương do sự lơ đễnh của bác sĩ cho thấy một điểm chung ở những người quyết định khởi kiện bác sĩ điều trị. Những bệnh nhân này cho rằng họ không được dành riêng cho một khoảng thời gian cần thiết, từ đó sẽ dễ phát sinh các hành động liên quan tới pháp luật. Nhiều bệnh nhân muốn kiện tụng này miêu tả những tương tác của họ với bác sĩ bằng các từ như “vội vàng”, “bị phớt lờ”, “chẩn đoán kém” . Trường hợp xét về y học này thương được làm gương cho dịch vụ khách hàng. Dữ liệu của Lee Resources (đăng tải bởi trường Đại học bang Florida) cho thấy 95% các khách hàng phàn nàn sẵn sàng tha thứ cho một lỗi lầm trong dịch vụ nếu như bạn giải quyết nó ở bước tương tác kế tiếp.
Thậm chí, những khách hàng này còn sẵn lòng dành cho bạn một cơ hội thứ hai, họ tin rằng bạn không thể sửa chữa mọi rắc rối ngay từ lần đầu tiên, bạn chắc chắn sẽ không dành cho họ sự chú ý mà họ xứng đáng được nhận. Tốc độ có thể là thủ phạm vô hình trong tình huống này bởi cố gắng phản hồi khách hàng thật nhanh chóng là giảm cơ hội thấu hiểu vấn đề sâu sắc từ lần đầu tiên họ trình bày. Khách hàng cần bạn giải quyết vấn đề thật thấu đáo, thay vì chỉ là một biện pháp tạm bợ, gọi là có. Như vậy, chậm mà chắc đôi khi trở thành vũ khí lợi hại tạo nên dịch vụ khách hàng hoàn hảo.
Khách hàng có thể bỏ qua “lỗi lầm” trong dịch vụ, nếu bạn sửa sai ngay bước kế tiếp
Một trong những điều cơ bản trong dịch vụ khách hàng trực tuyến là loại câu hỏi thường được gửi đến cho đội ngũ nhân viên tư vấn. Người dùng thường chỉ tìm cách liên lạc khi trang web gặp lỗi. Tất nhiên, nếu trang web lỗi, đây sẽ là một trường hợp cần được giải quyết nhanh chóng Những khách hàng này muốn nhận được sự phản hồi ngay tức khắc. Do đó, xét về mua sắm trực tuyến, phần mềm live chat được xem như công cụ không thể thiếu cho phép dịch vụ khách hàng trở nên hoàn thiện hơn. Những công ty có triển khai live chat luôn có tiềm năng thu hút khách hàng mới vượt trội.
Các kênh khác nhau có thể sẽ đòi hỏi bạn dành sự đầu tư không giống nhau. Wistia, một công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ video trực tuyến đem đến ví dụ điển hình về việc chia sẻ nhu cầu hỗ trợ của khách hàng và thay đổi dịch vụ dựa trên những phát hiện này. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng về nguồn lực hạn chế của nhóm chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng và khoảng thời gian mà họ bỏ ra khi hỗ trợ qua điện thoại, Wistia đã chọn xóa số điện thoại của họ khỏi trang web. Các nhân viên phát hiện ra rằng không cần đến việc hỗ trợ bằng điện thoại, họ vẫn có thể cung cấp dịch vụ vượt trội.
Hãy cẩn trọng với thói quen giao tiếp của bạn với khách hàng và luôn tự kiểm tra cách giao tiếp đó xem đã phù hợp hay chưa. Ví dụ: khi một người đi bảo dưỡng xe và nhân viên nói rằng, nếu anh ta muốn thay dầu thì phí thay sẽ bao gồm trong hóa đơn tổng. Người khách hàng này cho rằng anh ta được thay dầu miễn phí, nhưng sự thực lại không phải như vậy. Nhân viên sau đó xin lỗi vì gây ra sự hiều lầm không đáng có và người khách hàng tuy đồng cảm với chuyện này nhưng cũng quyết định sẽ không quay trở lại nữa. Khi bạn cần tương tác và giao tiếp với khách hàng, cần đảm bảo rằng câu từ đưa ra rõ ràng, dễ hiểu, đơn nghĩa và không khiến bất cứ ai phải đặt dấu hỏi bởi sự mơ hồ.
Những nhân viên chăm sóc khách hàng của công ty phải có một sự hiểu biết toàn diện về sản phẩm. Điều này không có nghĩa là thành viên nào cũng có khả năng xây dựng nên một sản phẩm hoàn toàn mới từ bản vẽ sơ khai, nhưng họ cần hiểu được tính năng đặc trưng và công dụng của mặt hàng. Nếu bạn không nắm rõ sản phẩm của công ty, bạn sẽ chẳng thể nào trợ giúp khách hàng khi họ tìm tới bạn.
Được chăm sóc một cách tận tình, kiên nhẫn luôn khiến khách hàng cảm thấy thỏa mãn khi tìm kiếm sự trợ giúp. Hãy dành thời gian thích đáng để thấu hiểu vấn đề mà khách hàng đang gặp phải và xem bạn có khả năng giải quyết chúng như thế nào. Chất lượng của dịch vụ khách hàng được quyết định ở điểm này: khách hàng muốn được tiếp xúc với những nhân viên từ thương hiệu, được lắng nghe và giải quyết thấu đáo.
Khả năng lắng nghe khách hàng một cách thực sự đóng vai trò cốt lõi quyết định dịch vụ khách hàng có tốt hay không. Việc chú ý tới tương tác của từng cá nhân khách hàng cũng như phản hồi bạn nhận được rất quan trọng. Khách hàng sẽ không nói: “Làm ơn cải thiện trải nghiệm khách hàng” mà họ sẽ nói: “Tôi không thấy thanh tìm kiếm ở đâu cả”. Bạn sẽ phải lắng nghe thật cẩn trọng, bởi phần lớn khách hàng không đủ kiên nhẫn để giải thích từng điểm nhỏ trong vấn đề của họ.
Ngôn ngữ có một sức mạnh phi thường đối với dịch vụ khách hàng. Người tiêu dùng sẽ có những nhận thức về bạn và cong ty dựa trên ngôn ngữ bạn sử dụng. Những sự thay đổi nhỏ trong cuộc hội thoại với việc tối ưu hóa từ ngữ tích cực sẽ có ảnh hưởng lớn đến việc khách hàng lắng nghe bạn nhiều hơn. Ví dụ, khi bạn không dùng từ ngữ tích cực: “Tôi không thể đưa cho bạn sản phẩm đó cho đến tháng sau. Nó đang được đặt hàng lại và không có sẵn lúc này”. Cách khác, nếu bạn dùng từ ngữ tích cực: “Sản phẩm này sẽ có sẵn vào tháng tới. Tôi có thể giúp bạn đặt hàng ngay từ bây giờ, tôi chắc chắn rằng nó sẽ được gửi cho bạn nhanh nhất có thể ngay khi hàng về tới kho.”
Ví dụ đầu tiên không mang hàm ý tiêu cực, thế nhưng tông giọng lại khá “trung tính” và không khiến khách hàng có động lực quay trở lại. Ví dụ thứ hai là một sự hứa hẹn, đảm bảo từ phía thương hiệu, dễ dàng gây được cảm tình từ phía người tiêu dùng.
Bạn không thể “mặt đối mặt” với khách hàng mọi lúc, thay vào đó bạn cần học cách “đọc vị” khách hàng thông qua giọng nói hay câu từ. Hãy đoán định tâm trạng và dự định của khách hàng tại thời điểm chuyện trò. Kỹ năng này cần thiết bởi bạn sẽ không muốn đánh mất khách hàng chỉ vì sự tương tác sai lệch. Bất cứ nơi nào có thể, hãy ngắm nhìn, lắng nghe và “đọc” những gợi ý liên quan tới tâm trạng hiện tại, mức độ kiên nhẫn, tích cách cá nhân,… của khách hàng. Điều này sẽ khiến cho quá trình tương tác với khách hàng luôn ở mức tích cực.
Cố gắng thấu hiểu khách hàng bất cứ khi nào có thể
Phần trên, bạn đã biết được lý do tại sao nên dành nhiều thời gian hơn cho khách hàng. Tuy vậy, bạn vẫn nên quan tâm tới việc giải quyết vấn đề hiệu quả với khoảng thời gian thích đáng. “Bí kíp” ở đây là thay vì “đơn thương độc mã” tìm mọi cách xoay xở với rắc rối khách hàng đưa ra, hãy chuyển nó cho người bạn biết chắc rằng sẽ phù hợp và có khả năng giải quyết tốt hơn bạn.
Làm thế nào để cải thiện lòng trung thành khách hàng?
Việc xây dựng lòng trung thành ở khách hàng đòi hỏi bạn phải có các bước sau đây:
Bước #1. Xây dựng lộ trình dài hạn
Thưởng điểm cho khách hàng, khuyến khích họ tích lũy điểm và nhận phần quà là cách làm có hiệu quả ở bất cứ ngành nghề nào. Khi một khách hàng nhấn “Đăng ký” theo dõi, một email gửi cho họ thông báo rằng họ được tích điểm là bước đầu tiên bạn cần làm trên hành trình hướng tới lòng trung thành của khách hàng. Đây là cách làm từ siêu thị cho tới rạp phim đều đang áp dụng. Rất nhiều bạn trẻ ngày nay đã “quen mặt thuộc tên” với cách tích điểm thưởng từ rạp phim để nhận những tiện ích tặng kèm như bỏng, nước miễn phí hoặc thẻ tích điểm từ siêu thị để giảm trừ vào hóa đơn lần kế tiếp.
Bước #2. Lập mục tiêu rõ ràng
Để tận dụng tối đa các thành tựu khoa học – công nghệ, bạn cần phải có một mục đích cụ thể và rõ ràng, hướng đến tâm tư, nguyện vọng của khách hàng. Nếu chương trình nhắm tới lòng trung thành của khách hàng không có điểm kết thúc (hoặc có quá nhiều điểm kết thúc), khách hàng sẽ nhanh chóng mất hứng thú. Chẳng hạn, nghiên cứu liên quan tới rửa xe đã dành tặng cho những người tham gia là một phiếu rửa xe miễn phí. Rõ ràng, phần thưởng này là thứ mà khách hàng cần. Hãy nhớ rằng phần quà cho lòng trung thành của khách hàng có thể tồn tại ở bất cứ hình dạng hay kích cỡ nào, miễn là nó thực sự có giá trị đối với họ.
Tối ưu hóa sản phẩm của công ty để tặng thưởng cho khách hàng là một cách làm khôn ngoan trong trường hợp này. Nó cho phép bạn tránh được những chi phí đắt đỏ, lại khéo léo đưa sản phẩm tiếp cận khách hàng. Một phiếu mua hàng tại siêu thị cho những khách hàng đã chơi minigame trên trang fanpage của siêu thị đó là ví dụ tiêu biểu: hiệu quả, mà lại rất dễ áp dụng.
Bước #3. Khách hàng nên tham gia chương trình như thế nào?
Hãy cân nhắc về việc lựa chọn hành vi bạn muốn tặng thưởng. Thúc đẩy mua nhiều sản phẩm hơn sẽ hợp lý cho sự phát triển và được áp dụng rộng rãi cho nhiều ngành nghề, nhưng khi một số công ty kinh doanh trực tuyến cố gắng “ép buộc” khách hàng dùng sản phẩm, việc này tạo ra hiệu ứng ngươc.
Tiếp tục với ví dụ rửa xe ở phía trên, hành động mà khách hàng cần thực hiện để có được phần thưởng chỉ đơn giản là tham gia khảo sát. Nếu sản phẩm của bạn có thể tận dụng được việc đăng ký theo dõi, sẽ có rất nhiều cách sáng tạo hơn trong việc giới thiệu tới khách hàng mới (chẳng hạn như cách Dropbox trao quà cho người dùng của họ thông qua chương trình giới thiệu tới bạn bè của họ). Mục tiêu này không cản trở việc sử dụng sản phẩm và khuyến khích họ quảng cáo tới bạn bè để được nhận phần quà. Đây là sự hợp tác “hai bên cùng có lợi” đối với cả khách hàng và doanh nghiệp.
Nguyên tắc cho bước này rất đơn giản: bạn càng xây dựng “lộ trình” dài lâu, người tiêu dùng càng có cơ hội làm việc nhiều với công ty, từ đó gắn bó hơn và trở thành khách hàng trung thành.
