Nếu bạn đang tìm cách xây dựng một doanh nghiệp thành công, thì chắc chắn bạn không thể bỏ qua kỹ năng đàm phán. MARKETING NẮNG XANH xin giới thiệu các bạn một bài viết vô cùng bổ ích liên quan đến kỹ năng đàm phán trong kinh doanh mà nhà thương thuyết nào cũng nên tìm hiểu.
Đối tượng mà bạn cần quan tâm tới trong bài viết này chính là những khách hàng hoặc những đối tác kinh doanh khác. Một sự thật mà chúng ta đều biết là đàm phán không phải tự nhiên mà có, nó là cả một quá trình nghiên cứu và luyện tập.
Có rất nhiều yếu tố khiến một cuộc đàm phán không thành công, và biến chúng thành những thứ khó lòng thành thạo được. Khoảng 57% trong số chúng ta không đo lường được mức độ quyết đoán của bản thân, và hầu như mọi người đều chỉ nhớ được phân nửa nội dung của phía đối tác khi đàm phán. Hơn nữa, những cuộc đàm phán cũng đôi khi mang đến những ý tưởng bất ngờ mà chúng ta không lường trước được.
Tuy nhiên, bạn cũng đừng quá lo sợ. Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu sơ lược những phương pháp giúp bạn trở thành một nhà đàm phán chuyên nghiệp. Những chiến lược mà chúng tôi sắp nêu ra có lẽ sẽ tạo ra một sự cải thiện mạnh mẽ cho khả năng thương lượng cũng như lắng nghe của bạn một cách hiệu quả.
Bước đầu trong việc đưa ra một thỏa thuận hiệu quả với đối tác chính là hiểu được mong muốn của họ. Mọi việc sẽ thuận tiện hơn nếu bạn dành thời gian chuẩn bị, lên kế hoạch cho những gì bạn sắp nói. Đồng nghĩa với việc này, bạn không nên đợi đến lúc quá trình đàm phán diễn ra mới khám phá ý muốn của đối tác, vì điều này dễ dẫn đến những lỗi sai không đáng có.
Một khi đã có chuẩn bị trước, bạn sẽ tìm ra những thông tin về đối tác của bạn cũng như cách mà bạn nên tiếp cận họ. Bạn có thể hoàn toàn tưởng tượng được khung cảnh "mặt-đối-mặt" trong lúc đàm phán là thử thách và áp lực như thế nào, điều này không giống như giao tiếp qua điện thoại, hay trò chuyện trên diễn đàn, mà sẽ là đàm phán một cách trực tiếp. Chúng tôi muốn nhắc bạn thêm một lần nữa: bạn chuẩn bị nhiều bao nhiêu, hiệu quả sẽ tăng bấy nhiêu.
Lưu ý thứ nhất là bạn phải biết chắc rằng bạn được lên kế hoạch để gặp gỡ đúng người. Đôi khi cuộc đàm phán kết thúc, đối tác có thể sẽ nói với bạn rằng họ không phải là người đưa ra quyết định cuối cùng, đồng nghĩa với chuyện bạn sẽ phải mất thêm một bước nữa để thương lượng với người có thẩm quyền hơn.
Thường thì những cuộc giao dịch này không dẫn đến kết quả khả quan mà bạn mong đợi. Chúng tôi xin gợi ý bạn về việc xác nhận thông tin đối phương trước lúc đàm phán để tránh khỏi những bất tiện về sau.
Khi bước chân vào một buổi đàm phán, khách hàng của bạn rất có thể sẽ cố gắng thay đổi đề xuất ban đầu của bạn bằng mối đe dọa sử dụng đối thủ cạnh tranh. Chiêu thức này thường sẽ đẩy bạn vào vị trí cạnh tranh nhằm hạ giá thành mà bạn đưa ra.
Thay vì để điều này xảy ra, bạn cần phải nắm kỹ những điều các đối thủ cạnh tranh có thể đề ra cho khách hàng của bạn. Thông tin về đối thủ hay những gì họ bàn bạc với khách hàng của bạn thường sẽ không được công khai, nhưng hãy tìm mọi cách có thể để tiên đoán hoặc tra cứu để việc đàm phán của bạn trở nên thuận lợi nhất. Sau khi nghiên cứu được việc này, nếu giá thầu của bạn cao hơn đối thủ cạnh tranh, bạn nên chuẩn bị những lý do thích đáng để hợp lý hóa giá cả của bạn đưa ra.
Nếu bạn phải đưa ra quyết định ngay trong buổi đàm phán, bạn sẽ phải cân nhắc cẩn thận trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào. Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc mọi thứ trước khi cuộc thỏa hiệp bắt đầu.
Điều quan trọng khác ở đây là khi bạn phải nhượng bộ để đưa ra đề nghị mang tính hạ giá nhất của bạn. Trong những trường hợp như thế này, không phải cứ chấp thuận là có lợi cho mình, đôi khi không có sự thỏa thuận nào lại tốt hơn. Bạn hoàn toàn có quyền đưa ra quyết định chấp nhận hay không nếu bạn đã biết rõ giới hạn thỏa thuận.
Đừng lo sợ về việc từ chối khách hàng của bạn. Nếu bạn đã thỏa thuận với khách hàng nhưng sau một thời gian bạn nhận ra nó chẳng đi đến đâu, đừng tiếp tục thỏa hiệp để rồi bạn chỉ thấy hối tiếc về sau.
Hãy mạnh dạn đưa ra một quyết định công bằng và phù hợp với bạn. Mỗi khách hàng đi kèm với một mức giá đã định, nếu họ không sẵn sàng chi trả cho mức giá đó nhưng bạn vẫn chấp nhận, điều này dẫn đến sự tổn hại cho giá trị của bạn cũng như tạo ra xu hướng hạ giá sau này. Có được BATNA, bạn sẽ mạnh mẽ hơn khi bước ra khỏi một thỏa hiệp. Tuy nhiên, trong kế hoạch, bạn cũng phải xem xét những cách giúp bạn đàm phán dễ dàng hơn nhằm hướng tới cách giải quyết cho cả bạn và khách hàng.
Chúng ta thường nghĩ đàm phán là xoay quanh giá cả. Tuy nhiên, có rất nhiều yếu tố khác có thể thay đổi phụ thuộc vào mục tiêu của cả hai bên. Một trong những yếu tố đó có thể là thời gian, như giảm giá cho khách hàng để đổi lại một lịch trình được nới lỏng hơn; hay là về sự thấu hiểu, như viết các đề nghị của mình lên giấy thay vì nói bằng miệng để tránh tình trạng khách hàng hiểu sai ý.
Bạn cũng nên tìm hiểu những yếu tố mà khách hàng thấy quan trọng bên cạnh giá cả. Ngoài ra, hãy tìm những cách sáng tạo để cung cấp giá trị cho khách hàng mà không làm thay đổi giá cả, như hỗ trợ mở rộng thêm cho khách hàng, cung cấp những đặc tính mới, tư vấn mọi lúc, vân vân. Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn cần nghĩ ra càng nhiều lựa chọn càng tốt để chuẩn bị sẵn sàng khi cần đàm phán trong thời điểm này với khách hàng.
Hãy lập một danh sách với các tiêu chí được ưu tiên từ cao đến thấp và trình bày điều này trong quá trình đàm phán để bạn và khách hàng cùng thấy được tất cả các sự lựa chọn. Tuy nhiên, bạn phải lập danh sách ưu tiên như một phần của sự chuẩn bị. Điều này giúp bạn luôn biết mình cần gì và điều gì là quan trọng. Những lựa chọn mà bạn ưu tiên thì rõ ràng sẽ được bạn đề cập mạnh mẽ ngay buổi thương thuyết, còn những lựa chọn ít ưu tiên hơn thì có thể được thương lượng lại nếu cần thiết.
Cẩn thận chuẩn bị một dàn bài về công việc chi tiết bạn cần phải hoàn thành là một bước quan trọng dẫn đến thành công của buổi đàm phán. Bạn cần phải biết nên bắt đầu và kết thúc với ý gì một cách rành mạch, rõ ràng. Một bản đề xuất bao gồm những gì công việc đòi hỏi, một tuyên bố về thời hạn cùng những cột mốc thời gian quan trọng, và cuối cùng là một mức giá cụ thể.
Khi thiết lập một danh sách công việc mà bạn sẽ thực hiện cho khách hàng, bạn nên thêm vào một số tính năng bổ sung để dịch vụ của mình thêm giá trị trong mắt khách hàng, tuy nhiên điều này hoàn toàn không bắt buộc. Những tính năng hỗ trợ này được thiết kế để dành tặng cho khách hàng, chúng không làm ảnh hưởng đến thương hiệu hay vị trí của bạn.
Khi khách hàng bắt đầu tranh luận về các điều khoản khác nhau, hãy khéo léo đề cập những tính năng thay vì hạ giá xuống. Mặc dù việc này làm mất của bạn khá nhiều thời gian nhưng nó có thể thay đổi nhận thức của khách hàng về công ty bạn. Khách hàng của bạn sẽ có thể sẵn sàng chi trả cho mức giá mà bạn yêu cầu.
Khi thiết kế giá thầu, hãy đưa ra những thứ mà bạn sẵn sàng giảm giá. Một ví dụ cho việc này là nâng cao giá của một mặt hàng không nằm trong diện ưu tiên và cũng mấy quan trọng đối với khách hàng tiềm năng. Khi khách hàng muốn hạ giá, đơn giản ta chỉ cần cắt bỏ mặt hàng đó trong bản đề xuất. Lại một lần nữa, chúng tôi muốn đề cập rằng hãy chuẩn bị cho những nhượng bộ trước buổi đàm phán để giúp bạn có nhiều đòn bẩy và súc tiến hơn.
Sự hiện diện của bạn bằng lời nói cũng như cử chỉ hành động vô cùng quan trọng để tạo thiện cảm và ấn tượng đầu tiên cho khách hàng. Chúng tôi khuyến khích bạn nên tạo một mối quan hệ ngay đầu buổi đàm phán.
Nếu bạn bắt đầu một buổi đàm phán mà không có bất kì một điều khoản hay thủ thục gì sẽ nhanh chóng hỗn độn và rất khó nắm được chính xác ý của đối phương. Để thay đổi điều này, bạn nên tạo ra một cấu trúc và mô hình cho buổi gặp mặt.
Tất cả việc mà bạn cần làm là bình tĩnh đưa ra đề xuất, thảo luận về những điều khoản, và cuối cùng là đi đến thỏa thuận. Bên cạnh đó, bạn hãy nêu rõ khung thời gian và những vấn đề phát sinh sẽ xảy ra trong cuộc đàm phán để khách hàng không bị bỡ ngỡ làm gián đoạn quá trình thỏa thuận của bạn.
Tự tin và thể hiện kiến thức chuyên môn sẽ cho khách hàng thấy được kiến thức của bạn và có thể sẽ giúp bạn đạt được thỏa thuận. Nếu có khả năng, bạn hãy tự tin trình bày lời đề nghị đầu tiên.
Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tạo ra giai điệu đàm phán cho phần còn lại của buổi gặp mặt. Mặt khác, bạn còn có thể thể hiện quyền hạn của mình bằng cách phát biểu một cách có thẩm quyền về chủ đề đang được đề cập. Khi nói ra một thuật ngữ, hãy dành thời gian để giải thích thêm để khách hàng có thể hiểu rõ ý của mình.
Thông thường, đàm phán hay trở nên gây cấn sau một thời gian bàn bạc. Mặc dù có nhiều cách để giải quyết vấn đề này nhưng cách tốt nhất vẫn là giữ thái độ bình tĩnh, chuyên nghiệp dù bất kì điều gì xảy ra.
Để làm được điều này, hãy đảm bảo bản thân bạn luôn có ý thức về nhận thức, cảm xúc và sự hiểu nhầm. Giữ ổn định trong suốt quá trình đàm phán và nhìn nhận những điều mà khách hàng tiềm năng của chúng ta đang giao tiếp là điều mà bạn cần làm. Cuối cùng, hãy làm rõ những thông tin mà bạn mập mờ hoặc không hiểu.
Một tách cà phê sẽ giúp bạn giải tỏa stress và điềm tĩnh hơn trong mọi cuộc đàm phán.
Bạn cần vững vàng với những yếu tố tiên quyết và quan trọng, nhưng không có nghĩa là bạn sẽ mất đi ự hòa đồng và thân thiện. Bạn nên tiếp cận và phát triển mối quan hệ nhất định với đối tác của mình.
Vậy khi nào là lúc thích hợp để bày tỏ tính cách này? Câu trả lời là những phút đầu tiên là thời gian tuyệt vời để chứng minh rằng bạn dễ gần. Hãy tỏ ra quan tâm và thân thiện nhất có thể, và dẹp bỏ những suy nghĩ về việc nghiêm khắc trong lúc đàm phán vì nó có thể làm hỏng kế hoạch của bạn.
Một trong những nền tảng của quá trình thương lượng là làm cho khách hàng của bạn tin tưởng bạn. Lý tưởng nhất là cả hai phía đều tin tưởng nhau. Một cách tuyệt vời để xây dựng lòng tin là thật lòng chia sẽ một số thông tin với đối tác của bạn.
Hãy trung thực với họ về những điều mà bạn cho là quan trọng trong quá trình đàm phán. Thành thật là một cử chỉ thể hiện sự đáng tin cậy và hãy bộc lộ bằng nhiều cách khác nhau như nói lời dễ nghe, dịu dàng, biểu cảm gương mặt và ánh nhìn.
Có nhiều kỹ thuật bạn có thể sử dụng giúp quá trình thảo luận giữa bạn và khách hàng thêm hiệu quả. Mục tiêu của bạn là phải cố gắng tránh cho khách hàng hiểu sai ý kiến của mình, có thể họ sẽ suy nghĩ tiêu cực như bạn đang xúc phạm hoặc lừa gạt họ.
Nhân tố cốt yếu của thương lượng là mặc cả, bạn có thể hiểu đó là những sự điều chỉnh về mặt giá cả cũng như những dịch vụ đi kèm, quá trình này sẽ kết thúc khi cả hai bên hài lòng với kết quả được thỏa thuận cuối cùng. Và như chúng tôi đã nhắc đến ở các tiêu chí trước, bạn nên cân nhắc giữ lại mục tiêu nào ưu tiên và chỉ nên đưa những mục tiêu khác kém quan trọng hơn để mặc cả.
Như chúng tôi đã đề cập, nếu bạn có thể trình bày đề nghị của mình trước mọi thứ sẽ xuông sẻ hơn trong suốt quá trình đàm phán còn lại. Bạn nên nhớ, một khi bạn để cơ hội trôi qua, khi đối tác của bạn là người đầu tiên đề xuất chứ không phải bạn, thì mọi cuộc thương lượng và bàn bạc về sau sẽ bị đóng khung bởi đề xuất đầu tiên đó.
Quá trình này được gọi là thiên lệch "bám chặt" một điểm. Chúng tôi xin được giải thích thêm, rằng quá trình thiên lệch này cho phép bạn đưa ra một "con" giá khá cao so với mức giá mà bạn đã định sẵn. Mức giá cao này được coi như là bạn đang thả một cái neo làm chuẩn, cho nên mọi mức giá khác sẽ xoay quanh "cái neo" đó.
Theo nghiên cứu của Notre Dame, việc trình bày nhiều lựa chọn cùng một lúc là một cách tuyệt vời để đưa cuộc đàm phán của bạn lên đỉnh thành công. Khi chỉ nhận được một lựa chọn, khách hàng của bạn sẽ trở nên bối rối và có phần thiếu lý trí phán xét.
Nguyên tắc hay nhất là hãy áp dụng "bộ ba" lựa chọn, đưa ra ít nhất ba mục để khách hàng tiềm năng có thể thoải mái chọn lựa.
Một người giao tiếp tốt phần lớn được tạo nên từ những kỹ năng lắng nghe tốt. Để tránh tình trạng độc thoại trong một buổi đàm phán và chiếm hết phần nói của đối phương, bạn cần lắng nghe cẩn thận những gì họ nói. Hãy thực sự dành thời gian cho việc lắng nghe khách hàng và đừng chỉ nói suốt buổi vì việc này rất có thể làm giảm hình ảnh và sự chuyên nghiệp của bạn và khách hàng sẽ không còn tôn trọng bạn nữa.
Cách này cũng rất hữu ích cho việc hiểu thêm về khách hàng tiềm năng của bạn. Bạn hoàn toàn có thể nắm được những gì họ cho là quan trọng hoặc không quan trọng. Những kiến thức về việc hiểu khách hàng này sẽ trực tiếp giúp đỡ bạn trong cuộc đàm phán.
Để thành công trong quá trình đàm phán, bạn luôn cần phải nắm được những suy nghĩ bên trong cũng như động cơ của khách hàng. Mặc dù những ý nghĩ này có thể đâu đó xuất hiện thông qua biểu cảm hay hành động, lời nói của họ, bạn hoàn toàn có thể làm mọi thứ rõ ràng hơn bằng cách hỏi trực tiếp.
Những chuyên gia đàm phán đều hỏi và không ngần ngại khi họ thắc mắc về những gì đối phương đề cập. Chắc chắn rằng khi mọi thắc mắc được giải đáp, thỏa thuận cuối cùng giữa hai phía sẽ mạnh mẽ và hiệu quả hơn hết.
Một khi bạn đã bước đến khâu kết thúc quá trình đàm phán, đây cũng chính là lúc giao dịch được khép lại. Bước đi cuối cùng này rất quan trọng và chúng tôi cần bạn chắc chắn rằng bạn đang là điều đúng đắng. Bạn cần có những kỹ năng cụ thể để đưa ra thảo luận cuối cùng, công việc bạn cần làm là xem xét qua thời gian, chốt lại những thỏa thuận trong cuộc đàm phán, một cái bắt tay với đối tác về hình thức và cuối cùng chính là một bản hợp đồng.
Đây là một trong những thủ thuật giúp bạn "bán" được hàng nhanh hơn. Để tận dụng tối đa việc này, bạn cần phải chỉ ra rằng bạn có một khoảng thời gian nhất định để đồng ý với quyết định cuối cùng. Chúng tôi xin liệt kê một số cách để sử dụng chiến thuật này.
Thứ nhất, hãy rút ngắn hạn chót lại (deadline) để quá trình đàm phán diễn ra nhanh chóng hơn. Nếu khách hàng biết được rằng bạn phải rời cuộc họp vào buổi trưa, họ sẽ bị có những áp lực về thời gian và nhanh chóng đưa ra quyết định tích cực nếu cuộc đàm phán diễn ra tốt đẹp. Cách tiếp theo có thể sẽ hiệu quả hơn nhưng nó yêu cầu một kế hoạch phức tạp và dài hạn hơn.
Bạn sẽ cần một lý do giải thích cho khách hàng tại sao hợp đồng cần được đồng ý sớm. Ví dụ, nếu bạn có một dự án lớn sẽ đến tháng tới và đến lúc đó, bạn sẽ không có nguồn lực để hoàn thành công việc của khách hàng hiện tại. Điều này cung cấp động lực cho việc ra quyết định nhanh chóng hơn. Nói tóm lại, hãy tìm lấy một lý do khẩn cấp để bạn có thêm đòn bẩy.
Đàm phán có thể sẽ rất khó khăn để quản lý một cách đúng đắn, và nó thường mắc phải lỗi liên quan đến hiểu sai ý. Để đảm bảo rằng mọi người hiểu chính xác những thứ được đồng ý trong buổi đàm phán, hãy đưa ra một văn bản có ghi đầy đủ những thông tin đó thay vì chỉ xác nhận một lần qua lời nói.
Nếu thỏa thuận giữa các công ty có quy mô nhỏ hoặc không cần quá trịnh trọng trong hình thức, bạn chỉ cần tạo một văn bản tuyên bố và cả hai bên ký tên vào. Điều quan trọng là phải giải quyết vấn đề này nhanh chóng nhất có thể để tránh những hiểu lầm và cũng để đảm bảo quá trình đàm phán không phải lập lại thêm một lần nào nữa.
Dù có bất cứ vấn đề hay căng thẳng nảy sinh trong quá trình đàm phán, bạn hãy tuyệt đối ghi nhớ tầm quan trọng của mối quan hệ mà bạn có được với khách hàng tiềm năng của mình. Nếu mối quan hệ giữ được mức tốt đẹp, bạn sẽ có cơ hội làm việc với khách hàng của bạn lần nữa, hoặc họ sẽ cho nhân viên khác thương lượng với bạn. Nếu bạn quá bướng bỉnh và từ chối tiếp tục lịch thiệp với khách hàng, mối quan hệ của bạn sẽ trở nên căng thẳng.
Chính việc này sẽ dẫn đến quá trình thực hiện dự án trở nên khó khăn hơn và đảm bảo sẽ không còn sự hợp tác nào với bạn sau đó. Bạn hãy luôn sử dụng tốt nhất những kỹ thuật và phương pháp đàm phán nhưng luôn duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Kết luận
Khi đàm phán, hầu hết chúng ta đều không tốt trong việc tự đánh giá bản thân. Chúng ta thường nghĩ rằng mình làm tốt hoặc tự đánh giá sai lệch về bản thân, đến cuối cùng thì kết quả cuộc gặp mặt không mấy khả quan. Tuy vậy, chúng tôi tin rằng điều này không cần phải đúng cho bạn. Nếu bạn là một nhà thương thuyết hiệu quả, bạn có thể tìm kiếm nhiều cuộc giao dịch và có được nhiều khách hàng cho mình, những khách hàng của bạn cũng lý tưởng và phù hợp với công sức bạn bỏ ra.
Xin tóm lại bài viết, điều đầu tiên bạn cần chú tâm chính là hiểu được bạn thân và khách hàng của mình cần gì. Hãy lập kế hoạch trước cho những sự lựa chọn mà bạn sẽ đề xuất dựa theo mong muốn của khách hàng. Tiếp đến cũng là khâu chuẩn bị nhưng là về bản báo giá.
Trước khi đàm phán, hãy cẩn thận lập kế hoạch cho giá thầu của bạn và bao gồm tất cả những chi tiết bạn muốn. Bạn cũng sẽ muốn tạo cho riêng mình một hình ảnh chuyên nghiệp, tự tin và có thẩm quyền khi mới gặp mặt khách hàng. Một điều quan trọng nữa chính là khi sự mặc cả bắt đầu, bạn có thể sử dụng chiến lược tâm lý để luôn giữ được nhu cầu và lợi ích của mình.
Sử dụng sự linh hoạt và nghệ thuật lắng nghe cũng là một trong những lợi thế mà bạn có thể tận dụng. Cuối cùng, hãy kết thúc giao dịch một cách vững chắc và hiệu quả. Sử dụng thủ thuật khấn cấp cũng là một cách hay, và nên nhớ rằng mọi thỏa thuận đều phải được ghi ra văn bản. Cố gắng giữ mối quan hệ với khách hàng bất kể chuyện gì xảy ra, vì bạn sẽ còn cơ hội cho các cuộc đàm phán khác với họ trong tương lai.
