Điều giúp khách hàng cảm nhận đầu tiên về dịch vụ khách hàng của bạn chính là nụ cười. Đây là một trong những nhân tố quyết định trong dịch vụ khách hàng và tương tác thương mại.
Sự bất mãn của khách hàng đôi khi không bắt nguồn từ sản phẩm nghèo nàn, mà lại nảy sinh từ những trải nghiệm không vui vẻ cho lắm khi họ tiếp xúc trực tiếp với dịch vụ khách hàng. Tại sao vậy? Bởi vì không khách hàng nào muốn tiếp tục mua hàng khi người bán hàng có thái độ không mấy vui vẻ.
Việc chăm sóc khách hàng chu đáo không những đem lại sự hài lòng và niềm tin của khách hàng về sản phẩm của công ty, mà hơn nữa, khách hàng sẽ gắn bó và tự nguyện giới thiệu thêm nhiều khách hàng khác khi chia sẻ những kinh nghiệm của họ. Rất nhiều công ty tốn không ít tiền của để phát triển các nghiệp vụ chăm sóc khách hàng, bao gồm đào tạo nhân viên và cam kết hợp tác. Bởi họ hiểu rằng dịch vụ khách hàng không chỉ là một hoạt động thời vụ.
Điều giúp khách hàng cảm nhận đầu tiên về dịch vụ khách hàng của bạn chính là nụ cười. Đây là một trong những nhân tố quyết định trong dịch vụ khách hàng và tương tác thương mại.
Sau đây là bốn lý do vì sao dịch vụ khách hàng xuất sắc nên bắt đầu với một nụ cười:
Nụ cười cũng quan trọng đối với một tổ chức như cam kết mà tổ chức đó tuyên bố. Nó giúp hình thành ấn tượng đầu tiên của khách hàng, tượng trưng cho cam kết cung cấp một sản phẩm hay dịch vụ đáng hài lòng. Nó đóng vai trò trong mỗi việc ta làm, trong mỗi giao dịch ta thực hiện, trong mỗi mối quan hệ với mọi khách hàng ta hỗ trợ. Nó bắt đầu trước cả tương tác đầu tiên của ta với khách hàng, và nó chắc chắn chưa chấm dứt khi giao dịch đã kết thúc.
Nụ cười thể hiện một phong thái. Nó tạo nên sự hòa hợp và khởi đầu sự tin tưởng, là nền tảng cho mọi mối quan hệ thương mại. Điều này còn quan trọng hơn khi ta phải vất vả duy trì nhân tố không thể thiếu đó trong nền văn hóa đa dạng, nhịp độ nhanh và phụ thuộc vào smartphone. Các tiến bộ công nghệ, quá trình toàn cầu hóa và các mô hình kinh doanh mới khiến con người phải làm việc nhiều hơn trên các thiết bị của mình, và đồng thời cũng khiến họ trở nên xa cách hơn.
Nụ cười cho ta biết câu chuyện đằng sau những ấn tượng đầu tiên. Đó là ấn tượng cá nhân giúp mở rộng cam kết dịch vụ khách hàng và phản ánh niềm đam mê cả ta. Nụ cười thể hiện rằng chúng ta muốn được ở đây phục vụ các khách hàng của mình. Nó thể hiện rằng chúng ra sẵn sàng mỉm cười nhiều hơn nữa. Và chúng ta mỉm cười kể cả khi không mặt đối mặt với khách hàng. Giọng nói trên điện thoại và phong cách trả lời thư của ta cũng thể hiện một nụ cười thực sự – hoặc sự thiếu vắng của nó.
Ta không thể kiểm soát tất cả mọi thứ được thể hiện ra trong suốt tương tác với khách hàng, nhưng ta luôn kiểm soát được thái độ mà ta truyền tải, như sự lịch sự, nhiệt tình và quan tâm, cũng như cam kết thỏa mãn các mong muốn hay nhu cầu của khách hàng. Mặc dù một nụ cười không thể giải quyết mọi vấn đề, nhưng trong nhiều trường hợp, thái độ có thể chiến thắng rất nhiều khó khăn xuất hiện trong giao dịch và nụ cười có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh.
Mỉm cười không chỉ là một biểu cảm của khuôn mặt bạn. Nó thể hiện tâm trạng của bạn. Một nụ cười – hay một biểu hiện nụ cười của các tổng đài viên dịch vụ khách hàng – có thể là phần quan trọng nhất của một giao dịch thương mại. Trong lĩnh vực bán lẻ, nó có thể ảnh hưởng đến cảm nhận của một người về một thương hiệu và khả năng làm hài lòng khách hàng của họ.
Nụ cười có thể nâng cao khả năng trao đổi của một sản phẩm, khả năng chia sẻ kiến thức, hay mang lại giải pháp. Trong thời đại mà thương mại Internet và điện thoại đang dần chiếm thị phần của các doanh nghiệp có mặt bằng truyền thống, thì nụ cười thể hiện tâm trạng lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Dù giao dịch là doanh nghiệp – doanh nghiệp (business-to-business , B2B) hay doanh nghiệp – khách hàng (business-to-customer, B2C), dù bạn đang giao dịch trực tiếp hay gián tiếp thì nụ cười là một trong những nhân tố dễ thể hiện nhất.
Tin tôi đi, khách hàng vô cùng tinh tế. Dù bạn đang ngồi chat để hỗ trợ trực tuyến, khách hàng cũng hoàn toàn có thể cảm nghiệm được thái độ bạn dành cho họ hay không.
