Ngày nay, hơn 90% người lớn trong nước Mỹ thú nhận rằng họ sử dụng email hằng ngày. Vì vậy, để có thể tiếp cận được lượng lớn khách hàng, email marketing là một lựa chọn không thể thay thế. Đối với chủ doanh nghiệp, email là một công cụ hàng đầu để liên lạc với khách hàng tiềm năng và đối tác. Vì vậy, rất quan trọng khi bạn có một email cá nhân riêng, mang tính chuyên nghiệp.
Hiện nay, chúng ta dễ dàng bắt gặp e-mail có đuôi @gmail.com, @yahoo.com, @hotmail.com… Chúng quá phổ biến vì chúng miễn phí và được cung cấp bởi những dịch vụ công nghệ nổi tiếng. Tuy nhiên, email sử dụng đuôi là tên miền mà công ty đang sở hữu website thì bạn sẽ chứng minh với khách hàng rằng “Tôi đang nghiêm túc trong việc kinh doanh”. Nói một cách dễ hiểu thì email tên miền là hình thức mà email sử dụng đuôi tên miền riêng theo tên website doanh nghiệp đang sở hữu.
Có vô số lợi ích khi tạo email theo tên miền website riêng cho doanh nghiệp mà các bạn có thể chưa biết. Email tên miền riêng nó không đơn thuần như như những email đuôi @gmail.com, @yahoo.com,… Nó được trả phí hàng thàng và điều chắc chắn là nó có vô số lợi ích mà các email thông thường không thể có được.
Với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông đảo thì việc quản lý các hoạt động của nhân viên thông qua tạo email theo tên miền website sẽ dễ dàng hơn nhiều. Bạn có thể kiểm soát nội dung email gửi đi hoặc nhận về của nhân viên một cách linh hoạt, đáp ứng được nhu cầu bảo mật thông tin nội bộ cho doanh nghiệp.
Đó là đối với doanh nghiệp, còn xét trên góc độ nhân viên, đăng ký email doanh nghiệp cũng vô cùng hữu dụng và thiết thực. Trên hết, các nhân viên sẽ có một email riêng chỉ dùng và phục vụ cho công nghiệp. Những tính năng của email doanh nghiệp cũng vô cùng hữu ích, khi dung lượng tối đa có thể gửi lên tới 2gb/mail, cùng các tiện ích khác có thể khiến cho nhân viên thoải mái sử dụng trong công việc hơn hẳn email cá nhân.
Khi sử dụng email doanh nghiệp, bên cạnh những tính năng như chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ cũng như chống spam (đương nhiên vẫn có nhiều cách giải quyết khi email bị rơi vào spam mà các marketer có thể khắc phục), nhân viên còn có thể sử dụng đối với các chương trình quen thuộc và cơ bản như Outlook Express hay Microsoft Outlook. Nhân viên cũng không phải tốn quá nhiều thời gian để lọc và sắp xếp các thư điện tử, khi email này chỉ dành riêng cho mục đích công việc.
Nhìn chung, đăng ký email doanh nghiệp đang dần dần trở thành một xu thế, cũng như có thể coi là văn hóa chung của các doanh nghiệp hiện nay.
Các nhân viên có thể dễ dàng nhận được email riêng chỉ dành cho công việc của mình, điều này tạo thuận lợi cho các nhà quản lý có thể phân bố công việc cho các phòng ban để tạo sự đồng nhất trong công việc.
Chỉ cần một thông báo được chuyển tiếp qua đường email doanh nghiệp sẽ hữu hiệu hơn rất nhiều lần đối với việc thông báo miệng qua từng phòng ban, đặc biệt là khi mà thói quen check mail công việc đã trở thành một nét văn hóa mới và quen thuộc ở Việt Nam. Thậm chí khi có bất kỳ thay đổi nhân sự nào, việc xóa, thêm và sửa email doanh nghiệp cũng có thể thực hiện một cách tương đối dễ dàng.
Các email với tên miền miễn phí như gmail hoặc yahoo thường có cách quản lý rời rạc, thiếu tập trung gây khó khăn cho đối tác khi giao dịch. Ngoài ra, những email này cũng thiếu các tiện ích cần phải có như chuyển tiếp email, hạn chế khả năng hack, tự động trả lời, lọc thư hoặc chặn địa chỉ e-mail… Có thể nói, dùng email theo tên miền riêng của doanh nghiệp chính là cách bảo vệ tốt nhất giúp bạn thoát khỏi tình trạng bị đưa vào blacklist và tăng khả năng tiếp cận với khách hàng tiềm năng.
Dù cả Google và Yahoo đều cung cấp dịch vụ mail miễn phí với độ bảo mật cao, song, so với việc dùng e-mail có đuôi @gmail.com hoặc @yahoo.com thì tên miền giúp bạn gây ấn tượng với đối tác, gia tăng sự tin tưởng. Mặt khác, cách làm này làm giảm nguy cơ thư của bạn bị rơi vào mục spam vì thông qua tên miền email khách hàng xác định được bạn là ai, từ đâu tới. Mặc dù đăng ký email theo tên miền chỉ là một điểm bé tí trong hàng trăm, hàng ngàn điểm nổi bật khác để thu hút khách hàng nhưng nó lại thể hiện đẳng cấp và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Chưa kể, đây cũng là phương pháp marketing thương hiệu tới khách hàng một cách tương đối hiệu quả, khi chỉ cần nhìn vào tên email, khách hàng sẽ nhận biết ngay được doanh nghiệp là ai. Việc giao dịch thông qua các email tên miền riêng cũng giúp cho công ty nâng cao uy tín, thương hiệu cũng như khiến khách hàng cảm thấy tin cậy, cũng như giúp khách hàng trở nên thuận tiện hơn trong giao dịch.
Hơn nữa, các email doanh nghiệp sẽ có độ bảo mật cũng như an toàn cao hơn so với khi sử dụng email cá nhân trong giao dịch với khách hàng. Các nhà quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát số lượng cũng như nội dung của các email gửi đi để có thể giữ gìn tối đa tính bảo mật thông tin trong nội bộ.
