Lựa chọn 1 dịch vụ email doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong bất cứ tổ chức, Doanh nghiệp nào. Lời khuyên là bạn hãy lựa chọn một dịch vụ phù hợp nhất với mô hình và nhu cầu của Doanh nghiệp mình. Các dịch vụ được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư trong nước thường sẽ cung cấp một dịch vụ hỗ trợ 24/7 nhanh chóng, trực tiếp hơn. Bất cứ khi nào xảy ra vấn đề, bạn đều biết phải tìm họ ở đâu thay vì những form khiếu nại và trả lời hỗ trợ tự động.
Có lẽ một trong những vấn đề được Doanh nghiệp quan tâm hàng đầu khi lựa chọn các dịch vụ Email Service chính là chi phí sử dụng. Tùy vào mỗi nhà cung cấp sẽ có các chi phí giá dịch vụ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường Doanh nghiệp có thể tự lên kế hoạch chi phí sử dụng mail service của riêng mình. Có 2 cách thức tính chi phí như sau:
Đây là phương thức tính giá phổ biến hiện nay. Chi phí sử dụng dịch vụ email của Doanh nghiệp sẽ được tính dựa trên số lượng account sử dụng. Một kế hoạch chi phí cho sử dụng email có thể được xây dựng như sau:
| Tính phí linh hoạt | Tính phí thường niên | |
| Cam kết | Không | 1 năm dịch vụ cấp license khi bắt đầu hợp đồng. |
| Chu kỳ thanh toán | Theo tháng | Hàng tháng |
| Cách tính giá | Tính trên số lượng user theo từng gói Basic, Business, Enterprise | Theo license 1 năm của user |
| Thêm users | Thêm bất kỳ và trả thêm chi phí hàng tháng | Thêm bất kỳ và trả thêm chi phí hàng tháng |
| Bớt users | Remove bất kỳ và trả thêm chi phí hàng tháng | Chỉ khi bạn gia hạn hợp đồng hàng năm. Cho đến lúc đó, bạn sẽ phải thanh toán cho tất cả các giấy phép đã mua. |
| Dừng service | Có thể dừng bất cứ khi nào | Phải trả tiền theo hợp đồng hàng năm (ngay cả khi hủy sớm). |
Đây là một phương pháp tính giá khá mới, linh hoạt và rẻ hơn phương thức truyền thống. Đặc thù của phương pháp này cơ chế tính tiền theo dung lượng sử dụng của domain, không giới hạn số lượng user đăng ký. Nếu như với phương thức tính giá truyền thống, mỗi gói service sẽ có 1 giới hạn số lượng account nhất định và tới hạn số lượng account đó, Doanh nghiệp sẽ phải chuyển tiếp lên một gói service mới với chi phí cho một user mới.
Ví dụ: Giá cho 1 account mới trên các gói dịch vụ:
Trong khi tính giá theo dung lượng, Doanh nghiệp sẽ chi trả cho mức dung lượng thực tế sử dụng mà không bị phụ thuộc vào account người dùng. Doanh nghiệp có thể thoải mái thêm, bớt account tùy theo nhu cầu sử dụng mà không cần phải nâng cấp gói hay tăng phí trên user. Bạn sẽ chỉ thanh toán cho định mức mình sử dụng đến thời điểm.
Một giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn rất nhiều sẽ là thuê ngoài các dịch vụ Email Service. Ngay khi bạn đăng ký sử dụng một gói service, Doanh nghiệp (Doanh nghiệp) bạn lập tức sẽ có ngay một địa chỉ mail theo tên miền công ty dạng @tencongty.com. Tất cả các thư gửi đi từ Doanh nghiệp đến khách hàng, đối tác đều được gắn tên công ty và theo một form mẫu cố định. Khách hàng, đối tác sẽ dễ dàng nhận ra công ty bạn trong hòm mail dày đặc hơn là những cái tên gmail cá nhân thiếu chuyên nghiệp.
Lợi ích tiếp theo mà mà Doanh nghiệp đạt được khi sử dụng Email service chính là tiết kiệm được cả nguồn lực lẫn nhân lực khi cắt giảm phần lớn chi phí đầu tư cho thiết bị đắt tiền và bảo trì tốn kém. Thậm chí, Doanh nghiệp còn có thể tận dụng được các khoản giảm giá trên số lượng sử dụng. Tóm lại, sử dụng một dịch vụ email bên ngoài là một phép toán có lợi về cả chi phí lẫn nguồn lực.
Tính hiệu suất là một lợi ích không thể bỏ qua của loại hình dịch vụ này. Xử lý email thủ công thường tốn kém thời gian vì các thao tác trùng lặp. Đội ngũ IT cũng phải dành nhiều thì giờ để đảm bảo hệ thống luôn thông suốt. Tuy nhiên, với Email service thì nhiệm vụ này là của nhà cung cấp. Trên thực tế, các nhà cung cấp luôn sẵn sàng để ứng phó với sự cố và thậm chí có thể xử lý các yêu cầu vào phút chót.
Doanh nghiệp cũng giảm thiểu được đáng kể nguy cơ về bảo mật và rò rỉ thông tin nhờ phân quyền hệ thống, khóa và mở tài khoản dựa trên vị trí và trạng thái công việc của từng cá nhân trong tổ chức. Điều này hoàn toàn không thực hiện được với email miễn phí.
Doanh nghiệp cũng sẽ được nhận báo cáo trạng thái mail, cập nhật chi tiết các hoạt động, giúp Doanh nghiệp kiểm soát luồng thông tin chặt chẽ, cũng như có được cái nhìn tổng quan về các hoạt động giao dịch trên môi trường email. Từ đó, Doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra những điều chỉnh trong quản lý và tận dụng nguồn lực này hiệu quả nhất.
Với những lợi ích tuyệt vời kể trên, thiết nghĩ Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp nên lựa chọn cho mình một dịch vụ Email Service thật chuyên nghiệp và phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Tính năng thông minh tiện ích Focused Inbox
Mặc dù doanh nghiệp luôn có rất nhiều lựa chọn các hình thức giao tiếp khác nhau nhưng trong một môi trường chuyên nghiệp thì email vẫn là công cụ được sử dụng chủ yếu, đặc biệt là trong các giao dịch thương mại. Sở dĩ email vẫn giữ được vị trí độc tôn như vậy là nhờ những lợi ích riêng biệt mà chỉ giao thức này mới có như khả năng lưu trữ thông tin tập trung, thống nhất, bảo mật, có tính hệ thống trong quản lý, nâng cao tính chuyên nghiệp, gia tăng hiệu suất…
Tuy nhiên, để tận dụng tốt được những ưu điểm trên lại đòi hỏi một hệ thống chất lượng và khả năng tối ưu sử dụng. Điều này cũng đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản đầu tư không hề nhỏ cho các công cụ, thiết bị, con người trong khi chưa chắc đã đáp ứng được nhu cầu đặc thù và mong muốn của chính Doanh nghiệp.
