Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các CBCNV với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Làm cách nào để thực hiện 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Kỳ này, Bản tin Văn hóa doanh nghiệp xin gửi đến các anh, chị những lưu ý cơ bản để mỗi chúng ta có thể tham khảo, bổ sung thêm vào kỹ năng viết email của mình.
Trong quá trình tiếp cận và làm việc với khách hàng thì việc gửi email qua lại là điều khó tránh khỏi. Gửi email cho khách hàng cũ đã khó, viết email cho những khách hàng mới lại càng khó hơn. Để tiếp cận những khách hàng tiềm năng mới các doanh nhân thường sử dụng "Cold email". Đó là những email mà bạn gửi tới những người chưa từng gặp với mong muốn nhận được những phản hồi tích cực. Ngoài các khách hàng tiềm năng, bạn có thể gửi "Cold email" tới những nhà đầu tư, đối tác, nhân viên hoặc bất cứ ai quan trọng với quá trình khởi nghiệp của công ty bạn.
Mặc dù nội dung của "Cold email" rất quan trọng nhưng đa số các doanh nhân đều không biết viết email đúng cách. Mỗi ngày tôi nhận được hàng chục email của các doanh nhân với mong muốn nhận được lời khuyên, mời đầu tư hay quảng cáo bán hàng và nhiều thứ khác. Họ gửi tới những email quá tệ, thậm chí phạm sai lầm ngay từ phần mở đầu.
Cá nhân tôi là một người dạy về kinh doanh nên không bận tâm về điều đó. Thực ra tôi không mong đợi sự hoàn hảo từ tất cả các doanh nhân, nếu quá mong đợi thì tôi nghĩ mình sẽ không có việc làm mất. Tuy nhiên, tôi vẫn cảm thấy không hài lòng với những email như thế. Nếu họ gửi cho tôi một email tệ thì chứng tỏ họ cũng gửi chúng cho người quan trọng hơn, chẳng hạn như những email bán hàng và gây quỹ.
May mắn là việc sửa lại các "Cold email" này tương đối dễ. Thực tế bạn có thể giải quyết vấn đề ngay từ những lời mở đầu. Khoảng 10 từ đầu tiên chính là sự khác biệt rõ ràng giữa một email tốt và một email tệ. Bởi vì hầu hết khách hàng sẽ xem những từ đầu tiên trước khi họ mở email và trả lời. Nếu phần xem trước này ấn tượng, người đọc sẽ muốn đọc những phần phía sau nhưng nếu nó tệ thì email đó có thể sẽ bị xóa trước khi được mở ra.
Là một doanh nhân, bạn không thể để người khác xóa mất email của mình. Để tránh được những lỗi cơ bản, dưới đây là danh sách 5 kiểu email tệ nhất tôi thường xuyên nhận được: Hướng dẫn tạo địa chỉ email chuyên nghiệp.
Ví dụ: "Xin chào Aaron! Tôi hy vọng anh vẫn khỏe"
Bạn có thật sự muốn tôi khỏe không? Nếu một người gửi email cho tôi với mong muốn tôi đau khổ thì tôi sẽ không trả lời họ. Vì vậy, tôi cho rằng những người muốn tôi trả lời sẽ gửi lời chúc tốt đẹp tới tôi. Nếu như bạn không thực sự muốn điều đó, tôi nghĩ bạn nên giữ nó cho riêng mình.
Hay nói cách khác, bạn đừng nên lãng phí thời gian cho những điều vô bổ. Nó không hiệu quả.
Ví dụ: "Chào Aaron! Tôi tên là…"
Nếu điều đầu tiên bạn làm là giới thiệu bản thân, tôi sẽ ngay lập tức nhận ra rằng mình không quen biết bạn. Khi tôi không quen biết bạn, tôi chắc chắn 2 điều: 1) Bạn là một người lạ đang cố gắng hỏi tôi điều gì đó và 2) Nếu tôi không trả lời cũng chẳng sao cả.
Để dễ hiểu hơn tôi sẽ lấy một ví dụ, giả sử tôi nhận được một email từ vợ mình. Cô ấy luôn muốn hỏi tôi điều gì đó và nếu tôi không trả lời cô ấy thì tôi sẽ phải nhận hậu quả, vì vậy tôi luôn đọc email cô ấy gửi.
Nói cách khác, nếu bạn giới thiệu bản thân ngay từ đầu, bạn đang tạo cho tôi một cái cớ để không cần đọc email của bạn.
Ví dụ: "Hy vọng anh có một kỳ nghỉ tuyệt vời!" hay "Hy vọng anh có một ngày tuyệt vời!"
Khi mọi người gặp nhau lần đầu, họ thường bắt đầu cuộc trò chuyện bằng những câu hỏi thông thường để xây dựng mối quan hệ.
Ví dụ, khi gặp tôi bạn có thể nói "Hôm nay trời đẹp đúng không?" và tôi sẽ trả lời "Đúng vậy, hôm nay thật mát lạnh và thoải mái". Sau đó chúng ta sẽ tiếp tục trao đổi về những điều vô nghĩa cho đến khi cả hai thoải mái để bắt đầu công việc.
Đừng làm điều tương tự với những "Cold email". Khi bạn gửi những câu hỏi này tới những người không quen biết, nó có thể khiến bạn khó chịu. Đừng thể hiện sự không thoải mái của bạn qua những dòng giới thiệu vụng về trong email như cách bạn nói chuyện với ai đó trong thang máy. Thay vào đó hãy gửi một email nói về những vấn đề có ý nghĩa trong kinh doanh.
"Hãy xem lại email trước của tôi ở phần hộp thư đến của bạn".
Đôi khi người ta không trả lời những "Cold email" của bạn, điều này hoàn toàn có thể xảy ra. Khi bạn muốn trao đổi với một người nào đó, việc gửi nhiều email đến họ là điều hợp lý. Nhưng đừng bắt đầu những email tiếp theo bằng những lời nhắc nhở rằng họ đã bỏ qua những email trước của bạn.
Khi bạn mở đầu bằng việc nhắc nhở đó, họ sẽ nhớ lại lý do tại sao bỏ qua email trước đó của bạn. Đừng làm điều sai lầm này, thay vào đó hãy viết những email mới bằng cách nói những điều hay ho hơn so với email cũ.
"Tôi sẽ nói ngắn gọn như sau...".
Đây là cách giới thiệu mà tôi đặc biệt không thích. Những người mở đầu một email bằng việc ghi chú rằng họ sẽ trình bày ngắn gọn vì họ hiểu mình đang làm tốn thời gian của một người lạ. Họ hiểu rằng việc nói dài dòng sẽ là một vấn đề. Ai sẽ bỏ thời gian để trả lời một email dài 2000 từ cơ chứ?
Tuy nhiên, thật kỳ lạ là chính một người hiểu lý do nên viết email ngắn gọn lại đang lãng phí thời gian để thừa nhận mình đang làm tốn thời gian của đối phương. Bạn không cần làm vậy. Hãy vào vấn đề chính một cách nhanh chóng và rõ ràng nhất có thể. Người nhận email sẽ đánh giá cao những thông điệp ngắn gọn của bạn trong khi bạn không cần thông báo trước cho họ.
Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các CBCNV với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Làm cách nào để thực hiện 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Kỳ này, Bản tin Văn hóa doanh nghiệp xin gửi đến các anh, chị những lưu ý cơ bản để mỗi chúng ta có thể tham khảo, bổ sung thêm vào kỹ năng viết email của mình:
Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
Hiện tại mỗi chúng ta đều sử dụng email của công ty, tuy nhiên nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân, các anh, chị lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người. Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@... hay canhbuomphieudu@... Như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở. Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Anh, chị có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ gmail.com
Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email. Anh, chị hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.
Bên cạnh đó, hãy suy nghĩ đến mức độ cần thiết khi cc, bcc và reply all. Hãy chọn thật đúng đối tượng để gửi email nếu anh, chị không muốn nhận sự khó chịu từ những người không liên quan.
Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng anh, chị lưu ý khi viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/ thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.
Bên cạnh đó tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính trong nội dung email mình gửi là gì. Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email của anh chị có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay.
Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của anh, chị. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với anh, chị lúc cần.
Khi email vô tình gửi nhầm cho anh/ chị, đặc biệt là nếu người gửi đang mong hồi đáp thì mọi người nên trả lời lại. Việc trả lời không cần thiết nhưng đó là một hành xử tốt, đặc biệt là nếu người này làm việc cùng công ty hay cùng lĩnh vực với anh/ chị.
Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của anh, chị nên để font chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.
Mọi tin nhắn hoặc thư điện tử đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.
Hãy luôn giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì anh, chị viết, vì thế đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người sẽ không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho mình hay khiến người khác tổn thương. Vì sau cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.
Anh, chị sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư, tốt nhất là anh, chị nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận 1 email chưa hoàn chỉnh nội dung hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.
